ТАЙМЛАЙН И СРОКИ

Мы много раз уже говорили с тобой чем важен Таймлайн подготовки и реализации проекта. Основное отличие таймлайнов подготовки и реализации проекта - разная ответственность и разные горизонты планирования событий.

Если говорить о больших проектах, то очевидна разная ответственность за неотправленное вовремя письмо на этапе подготовки (должно было быть оправлено вчера и отправлено сегодня), например, с неотправленным платежом на этапе реализации проекта за услугу, которая нужна завтра (должна быть оплачена в понедельник для получения услуги сегодня, но не отправлено и не получено в день Ч). Когда ты не отправил письмо на этапе подготовки выставки, то самый большой риск - то, что письмо будет зарегистрировано на один день позже. А на этапе реализации проекта неоплата счёта вчера грозит тем, что сегодня для твоих ветеранов и гостей никто не привезёт чай и фрукты, а ты будешь пунцовый бегать по соседним столовым и собирать стол, скатерть, чайник, тарелки, пирожки, стаканы, вилки и вместо праздничного чаепития будет неразбериха, которая вряд ли понравится твоим гостям.

Итак, разберём на примере выставки в Ивантеевском как нам правильно собрать расписание реализации дня открытия выставки. Для правильного планирования я обычно разделяю территорию моего мероприятия на несколько зон: в данном случае у нас будет сама выставка и зона открытия. Грамотное зонирование территории мероприятия помогает сделать самое основное - подготовить отдельные участки под ноль - то есть завершить их подготовку выставки в вечер перед началом мероприятия, убрать весь мусор, помыть пол и «опечатать» (например, подготовить полностью зал с выставленными стендами, мольбертами и фотографиями).

Когда же у нас есть зона открытия, то обычно она готовится в день открытия выставки, потому что её потом можно убрать или использовать для выступления творческих коллективов. Поэтому попробуй распланировать зоны выставки так, чтобы они были рядом, продумай как будут передвигаться по твоей выставке посетители. Для местного ДК кусок ковролина 3х4 метра вполне подойдет и для выступления местных коллективов и для выступления мэра перед журналистами и ветеранами. Назначай открытие на 11 или 12 часов, постарайся сделать так, чтобы твои посетители и гости приехали все к назначенному времени, до этого времени выставка должна быть закрыта.

Ну что ж, готовность минус час - все твои партнёры на своих местах (пирожки, чай, пресса, звук и может быть свет, газеты, журналы и другие возможности: ремесленники и полевая кухня), твои творческие коллективы приехали и разминаются в отдельном зале (не забудь для них выделить гримёрку), ты созвонился еще раз с администрацией и сверился, что мэр не забыл о том, что должен быть на открытии, а социальные службы собирают ветеранов к открытию, чай для ветеранов в отдельной комнате (тоже от ДК) накрыт твоими партнёрами, а добровольцы приехали на площадку и готовы к твоим поручениям.

КСТАТИ, ЕСЛИ ТЫ РАБОТАЕШЬ С КОМАНДОЙ: наверняка, ты много раз с командой обсуждал, кто за что отвечает, кто кому звонит и кто кого знает и договаривается. Совершенно логичным будет разделить ответственность с командой именно по привычным тебе и команде направлениям. ЕДИНСТВЕННОЕ ПРАВИЛО (помимо качества, конечно же) - СЛЕДИМ ЗА ВРЕМЕНЕМ! Всё должно пройти по таймингу, определённому при планировании.

Какой инструментарий ты будешь использовать? Для планирования многих заданий в разных вселенных используй списки с разделением по задачам и локациям. Современные приложения в мобильных телефонах могут держать в памяти миллионы заданий, тебе остаётся лишь правильным образом всё настроить. Бей большие задачи на небольшие, небольшие дроби на мелкие, раскладывай на простые некомбинированные действия и записывай в задачники. Обязательно прописывай дедлайны, для промежуточных результатов делай отдельные напоминалки. Это поможет тебе на этапе планирования чётко понимать объём работы в определённый этап времени и поможет ничего не забыть в день суеты. При правильной настройке списки будут тебя вести по выполнению проекта, но голову не теряй. Ты - хозяин проекта, а не какая-то тупая железяка!

НАЧНЁМ РАЗДАЧУ ЗАДАНИЙ: поскольку ты один - хозяин и господин, сделай так, чтобы по твоему таймингу всё прошло благополучно. Учти, что не все успеют приехать вовремя, особенно мэр (но ему простительно, а мы тем временем с ветеранами выпьем чаю), поэтому в 12 всё должно быть готово, ветераны напоены чаем, добровольцы и волонтёры стоят на подступах и контролируют неистовствующую толпу в зоне открытия, пресса стоит с камерами наперевес, а ложечники и гармонисты готовы ударить в цимбалы и литавры!

НЕСКОЛЬКО УТОЧНЯЮЩИХ МОМЕНТОВ НА ЭТОТ ЭТАП

Помни о том, что каждое мероприятие готовится за 48 часов до его начала. Поэтому, тебе надо сделать чек-лист со всем, что должно приехать к тебе на площадку ДО начала сборки площадки. Точка 48 часов - финальная перед любым мероприятием. Очень важно в этот срок финализировать все договорённости и сформировать точный план и сборки площадки и проведения мероприятия.

1. БУДЬ ВСЕГДА НА СВЯЗИ!!! Крайне важно, потому что у каждого мероприятия должен быть коммуникационный центр - человек, который точно знает, что, когда и где должно произойти. Этот центр должен быть АБСОЛЮТНО ВСЕГДА на связи. Именно наличие того, у кого можно спросить, даёт возможность всем организаторам чувствовать стабильность и поддержку товарищей.

2. Как только люди пошли на выставку, направляй туда фотографов, пусть снимают лица и внимание.

3. Если светило солнце, а потом внезапно собирается дождь, переноси открытие внутрь ДК. Не забудь запланировать эту зону заранее. На случай форс-мажора ковролин 3х4 спасёт ситуацию.

4. На открытие найди местный молодой талант и попроси подготовить какое-то произведение. Это всегда приветствуется.

5. Не забудь благодарить всех пожилых участников, это важно. В следующем году кто-то из них, возможно, уже не будет участвовать в публичных мероприятиях. Сделай памятную фотографию и завези фотографии с выставки.

P.s. Убрать за собой, или помочь сотрудникам ДК помочь убрать за посетителями выставки - хороший тон. Это покажет, что ты настроен на игру вдолгую!

ВНИМАНИЕ: Волонтёры и добровольцы - это люди, которые своё личное время потратили на то, чтобы тебе помочь сделать проект. Не забудь покормить их обедом, подари сувениры и поблагодари за работу. Не забывай выстраивать хорошие отношения с добровольческими и волонтёрскими организациями, потому что это твой хороший ресурс помощников.

Как будет дальше проходить твоя выставка? В текущем режиме тебе нужен только один дежурный, который будет присматривать за порядком. Этот вопрос можно решить с ДК, равно как и вопрос уборки помещения, потому что посетители будут приходить. Как ты помнишь, мы говорили о том, что тебе надо будет проводить два небольших мероприятия или встречи в неделю, о чем тебе надо будет сообщать всем своим целевым аудиториям через все возможные каналы связи.

ЧТО ДЕЛАТЬ КОГДА ВСЕ УЕХАЛИ В ДЕНЬ ОТКРЫТИЯ?
Подготовить следующий день. Проверить всё ли на месте. Проверить расписание на завтра.

ЧТО ДЕЛАТЬ КОГДА ЗАКОНЧИЛАСЬ ВЫСТАВКА?
Готовить отчёт. Фотографии. Содержание. Отчётный бюджет.