Лекция 5. РАБОТА С ОРГАНАМИ ВЛАСТИ, КУЛЬТУРЫ, СМИ И БИЗНЕСОМ

Привет, сегодня погрузимся в одну из сложных, системных и творческих одновременно частей работы в обустройстве проектной инфраструктуры. Взаимодействие с местными органами власти, местным бизнесом и СМИ значительно усилят твой проект, дадут ему возможность дополнительного PR и финансирования, помогут придать ему больше статичности и вовлечь подведомственные организации. 

 Ну что, попробуем?

ПЕРВОЕ, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ!

Презентация проекта расскажет о проекте другим людям – тем, от кого ты ждешь поддержки или финансирования. Человеческий мозг устроен так, что ему всегда легче воспринимать информацию поданную в структурированном виде. И когда ты сам не можешь во всех ярких красках рассказать о своем проекте – за тебя это может сделать презентация. Но у нее есть еще одна задача – рассказать что такое твой проект и почему его нужно поддержать. 

Стоит изучить и чужой опыт подготовки презентаций социальных проектов, даже если это презентация от региональных НКО. Не стоит стесняться учиться и копировать у профессионалов. Мы подготовили для тебя пример такой презентации, посмотреть ее можно будет в конце данного урока.

ПОСТРОЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
ЦЕЛЬ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Понять, какую именно презентацию ты готовишь. Если цель получить поддержку государства/местной администрации, то стоит описать насколько важен проект для региона/города и рассказать о эффекте в региональных СМИ, восприятии горожан, выполнении плана мероприятий ко Дню Победы и так далее. Если же цель - собрать средства, то стоит больший уклон сделать на эмоциональный подтекст и личную историю (если говорим про краудфардинг), или же указав, какие выгоды получит ваш партнёр с точки зрения рекламы и позиционирования, показателей корпоративной социальной ответственности (в случае корпоративного финансирования)

Структура

Сделать ее достаточно лаконичной и максимально понятной для любого, кто будет ее смотреть. Рекомендую не делать больше 10 слайдов + Обложка и Контакты

Не заставляй людей делать лишнюю работу - никому неинтересно читать презентацию на 65 страницах. Всем важно, чтобы открыв презентацию было понятно, что это, для кого, зачем и сколько стоит.

ИСПОЛЬЗУЙ принцип "понятно даже моей бабушке". Прочти ей презентацию, если у неё будут вопросы - переделывай / уточняй / совершенствуй / упрощай / купи ей цветочки.

Вариативность

Не забывай, что презентация – это рабочий инструмент, который делается не один раз на всю жизнь, а меняется и развивается от задачи к задаче: для госорганов, для партнёров, для посетителей, для СМИ - основные моменты будут общими, но для каждой ЦА будут разные акценты, структура, описание целей и задач, а особенно ЭФФЕКТЫ.

ОТВЕТЬ НА ВОПРОСЫ

Идея проекта;                                                     Проблема, которую решает проект;                             Что ты предлагаешь для решения проблемы (цели, задачи);                                             Мероприятия, которые будут реализованы в ходе проекта;                                                Количественные и качественные результаты проекта;                                                             Ключевые члены твоей команды (если есть), их опыт и компетенции;                               Необходимая поддержка твоему проекту (ресурсы, финансы, люди, PR и так далее);  Контактные данные автора проекта.

КОММЕНТАРИЙ СЕМЁНА СВИНЦОВА (ПРЕЗИДЕНТ международного ЛОМОНОСОВСКОГО КЛУБА 2017)

1. НЕ ПЕРЕГРУЖАЙТЕ ПРЕЗЕНТАЦИЮ. Вероятность того, что откроют презентацию проекта, а не документ с подробным описанием на 20 страниц гораздо выше. Это ваш шанс. С первых слайдов вы должны быстро и ярко изложить суть проекта. Разумеется, в сопроводительном письме вы расскажете подробнее, но не надо делать это на слайдах. 

2. ПОДКРЕПЛЯЙТЕ ИДЕЮ РЕАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКОЙ. Даже если вас поддерживает школа или совет ветеранов - пишите это. Это означает, что уже другие люди оценили это. Чиновник или менеджер компании будет понимать, что ваш проект уже реален (хотя бы чуть-чуть) 

3. ПОКАЗЫВАЙТЕ ЦИФРЫ. Если вы сделали пилотный выпуск - расскажите сколько его людей послушали, какую работу вы реально сделали. Человек, который принимает решение, будет знать, что проект не пустышка, а уже что-то производит и имеет жизнь, а не просто мертворожденная идея 

 Ну и два ресурса в помощь: 

если надо очень просто - в конце каждого шаблона много векторных иконок, поэтому ходить никуда не надо, удобненько! 

если надо еще проще - то всем известный помощник!

ВТОРОЕ, что нужно сделать!

Презентация проекта расскажет о проекте другим людям – тем, от кого ты ждешь поддержки или финансирования. Человеческий мозг устроен так, что ему всегда легче воспринимать информацию поданную в структурированном виде. И когда ты сам не можешь во всех ярких красках рассказать о своем проекте – за тебя это может сделать презентация. Но у нее есть еще одна задача – рассказать что такое твой проект и почему его нужно поддержать. 

Стоит изучить и чужой опыт подготовки презентаций социальных проектов, даже если это презентация от региональных НКО. Не стоит стесняться учиться и копировать у профессионалов. Мы подготовили для тебя пример такой презентации, посмотреть ее можно будет в конце данного урока.

ПИСЬМА И ТОНКОСТИ

Простой пример, который мы разбираем уже 5 лекций - фотовыставка. Сейчас я попробую тебе накидать план с расшифровкой о том, что должно быть в письме, а потом покажу как такое письмо собрать. Наш план по письмам в органы власти, культуры и образования, добровольцам и волонтёрам будет следующим: 

1. Письмо на главу муниципального образования (например, мэра) - представление твоего проекта, обоснование его социальной значимости, что входит в твой проект, а также что вы просите от главы муниципального образования. Структуру письма и все нюансы по нему разберём чуть позже. 

2. Письмо на местные СМИ - представление твоего проекта, поддержка проекта, что просим от СМИ, что готовы дать взамен 

3. Письмо на добровольческие/волонтёрские организации - представление проектов, почему и зачем нужна поддержка, какая именно нужна поддержка 

4. Письмо потенциальным партнёрам - о проекте, поддержка, важность социально-ответственного бизнеса, просьба поддержать проект и что конкретно просим. 

5. Письмо-приглашение ветеранам. Оно обычно пишется и передаётся через ветеранские организации, которые есть в каждом населённом пункте, но в приглашении должно быть максимально много информации и для жителей и для ветеранов., соответственно оно должно включать все данные. 

 Обращу твоё внимание, что в работе с письмами есть определённые правила: 

 - письмо должно содержать исходящий номер твоего проекта (например: ДП-001/03 - означает проект День Победы, письмо номер один отправлено в марте) и дату отправки этого письма; 

- письмо будет зарегистрировано в течение 1-3 дней и ему будет присвоен входящий номер организации, куда ты его направляешь. После этого можно будет называть только входящий и по нему проверять, кому расписано и какие решения принимаются по этому письму; 

- в письме обязательно должны быть расписаны КОНКРЕТНЫЕ просьбы, сколько, чего, когда, в какое время и так далее. Чем больше конкретики, тем проще исполнителю письма согласовать необходимое; 

- к письму должны быть приложены проекты документов, которые вы просите от организации. Это не обязательно, но если хотите получить нужное письмо и без ошибок, лучше подготовить самостоятельно проект приветствия руководителя организации, проект информационного сообщения, релиза, приветственного письма и так далее.

Структура письма:

Пройдёмся теперь по структуре писем и что мы можем просить от конкретного получателя. Смотри на номера пунктов в прошлом параграфе: 

 1. Предоставление безвозмездного помещения; обеспечение небольшой культурной программы силами ДК; согласование предоставления кареты Скорой помощи на всякий пожарный случай, учитывая присутствие пожилых ветеранов; персональное приглашение открыть выставку, что будет полезно для имиджа выставки; вовлечение пресс-службы главы, поскольку он задействован в мероприятиях. В начале письма на главу надо обязательно указать, что твой проект делается в рамках культурно-просветительского проекта «Ломоносовский Обоз. Грозный Крым», который проходит при поддержке АНО «Россия - страна возможностей», в соответствии с приказом 737 Минпросвещения России. В конце письма на главу надо обязательно подчеркнуть, что проект станет одним из социально-значимых мероприятий в год празднования 75-летия Победы в Великой Отечественной Войне, будет способствовать сохранению исторической памяти и создаст еще одно ежегодное мероприятие в населённом пункте. УЧТИТЕ, что построение фраз и лексика языка государственного канцелярита очень сильно отличается от обычного литературного русского языка. 

2. Письмо на местные СМИ предполагает, что вы запросите информационную поддержку, которая будет состоять из размещения в местных печатных СМИ (газеты, журналы, доски объявлений, онлайн ресурсы), ТВ и радио (анонсы и приглашения на выставки, репортажи с открытия, отзывы от посетителей). Будет хорошим тоном предложить местным СМИ разместить свои стенды в ДК, логотипы на печатной рекламе и афишах в населённом пункте, предложить им информационное партнёрство. Для СМИ это важно, поскольку ты генерируешь для них позитивный контент, который будет актуальным в течение всего Года Памяти и Славы, поэтому им удобно работать с автором проекта. НЕ ЗАБУДЬ дать проекты информационных сообщений, релизов, а также справку о проекте, в которой изложишь всё, что ты хотел бы увидеть в новостях. Не забудь сказать кто ты и почему этот проект для тебя важен. Поговори с журналистами, наверняка они подскажут тебе, что еще важного можно указать в пресс-релизах и новостях. 

3. Одним из самых важных и живых инструментов привлечения посетителей и помощи в организации мероприятий являются волонтёры и добровольцы, которые тратят своё время и бескорыстно помогают тебе в создании проекта. Это как раз те люди, которые расскажут через свои социальные сети и группы о том, что есть такая замечательная инициатива, это те люди, кто будет раздавать пригласительные жителям, встречать пожилых людей и раздавать им пригласительные и афишки, работать с тобой на выставке, водить экскурсии и создавать хорошее настроение у всех гостей. Работу волонтёров и добровольцев невозможно переоценить - она помогает наполнить живым человеческим участием любое планирование и управление проектом. У тебя появляются добрые помощники, которые готовы вовлекаться и работать на благо родного населённого пункта. Не забудь отправить им благодарности после проекта. 

4. Для продуктивного проекта, конечно же тебе понадобятся оперативная печать, фотопечать, сувениры и подарки, закупка каких-то необходимых расходных материалов и так далее. Как же мы организуем это взаимодействие между социально-значимым проектом и местным бизнесом? Для нас важно предоставление определенного набора бесплатных услуг, а для Бизнеса важна реклама, репутация и социальная ответственность. Поэтому в письме будет уместно предложить партнёрам дать сувенирную продукцию, продуктовые наборы или организовать какие-то активности на площадке проведения (даже если это будет розничная торговля по сниженным ценам для привлечения посетителей), а взамен обеспечить размещение их логотипов на рекламных поверхностях и продукции. Поэтому необходимо примерно прикинуть сколько и каких наименований тебе понадобится и чётко указать это в письме. Можно также попросить партнёра взять на себя оплату каких-то расходов на проведение мероприятия в обмен на рекламу и PR. 

5. Самое сложное и важное письмо - приглашение пожилым и Ветеранам населённого пункта. Максимально уважительное, с указанием важности Дня Победы для молодых поколений, с указанием точного времени и места, названия мероприятия, сроков его проведения. Не стесняйся в приглашении написать о том, какие еще активности ждут ветеранов на выставке. Не забудь указать, что мероприятие бесплатное и ты с волонтёрами и партнёрами искренне ждёшь гостей. Такое письмо стоит написать максимально понятным языком. Помни, что для ветеранов и всей страны День Победы - один из самых любимых праздников.

ДЗЭН ПРАВИЛЬНЫХ ПИСЕМ:

Искусство письма - очень сложное. НО однажды поняв основную структуру работы с письмами ты познаешь дзэн. 

Этот дзэн кстати, говорит:

 - КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ! КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ! КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!

- каждое письмо нужно писать с учётом специфики того, к кому ты обращаешься, зачем именно этому адресату твой проект. Думай над этим КАЖДЫЙ РАЗ; 

- письмо должно помещаться на две страницы вместе с шапкой и подписями с перечислением приложений; 

- письмо должно быть написано Times New Roman, размером 12-13, с полуторным интервалом; 

- в письме есть начало и есть конец, обычно секретари и помощники ЛПР (лица, принимающего решение) внимательно читают всё письмо, но определяющими являются первый и последний абзац, так как несут в себе «эффект края» и запоминаются лучше всего; 

- правило письма общее - одна мысль один абзац. Все долгие предложения и причастные/деепричастные обороты надо сокращать; 

- чем функциональнее текст (чем меньше в нём неприкрытых эмоций) - тем лучше. ЛПР должен понимать, что ты не просто идейный, но и эффективный; 

- у письма всегда есть приложения. Изготовить их - твоя задача. Минимум - презентация проекта, справка о проекте и проект документа, если ты его просишь в ответ; 

- всегда читай о том, кому пишешь - это даёт понимание характера человека, показывает к нему подходы; 

- не проси у дающего разное количество чего бы то ни было. Предприятия и компании общаются между собой и могут появиться ненужные вопросы; 

- пиши вежливо, но с достоинством. Ты - руководитель социально-значимого проекта ко Дню Победы. Немногие это смогли. 

ПЕРЕЙДЁМ К КОНКРЕТИКЕ:

 Строим образец письма по примеру нашего проекта по фотовыставке: Структура письма: 

1. Колонтитул с названием мероприятия, возможно логотип 

2. Справа, кому: выравнивание по левому краю, ФИО капсом, разделение ДОЛЖНОСТЬ - КОМПАНИЯ - ФИО 

3. Слева в край - исходящий номер и дата направления письма в организацию 

4. Центр - обращение, выделено жирным 

5. Текст письма, каждый абзац начинается с табуляции 

6. После текста письма слева без табуляции - твоя должность (например, Руководитель проекта) и в конце этой же строчки твои И.О. Фамилия. Между ними подпись. 

7. Слева надпись Приложения к письму, курсив с подчеркиванием и двоеточием в конце. Ниже номера с названием приложений, курсив. 

8. В конце письма в самом низу слева Исполнитель: фио. Контакты (на следующей строчке). Обычно дают номер телефона, по которому можно дозвониться 

9. Нижний колонтитул - по центру или контакты, включая ИНДЕКС И ПОЧТОВЫЙ АДРЕС ДЛЯ ОТВЕТНОГО ПИСЬМА (что предусмотрено законодательством), социальные сети, или просто название проекта и ФИО автора. Если ты хочешь, чтобы тебе ответили по email, то нужно указать это в тексте письма в последних строках.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРОКАЧКИ


1. Структурируй

У тебя есть первое понимание о структуре презентации, а также пример, который мы для тебя приготовили. Попробуй сделать свою?

2. Используй

Тебе надо сделать письма. Я написал тебе структуру, попробуй сделать свои письма

3. Пиши ещё

Иди читай следующий урок, тебе еще понадобится пресс-релиз, а проект приветствия проекту я приложу тебе к этому курсу ;)

Это важно. Семён Свинцов подготовил для тебя пример презентации! КАЧАЙ!

5. ОБЯЗАТЕЛЬНО

Подпишись на канал Международного Ломоносовского Клуба в Телеграм и прими участие в вебинарах Клуба в ближайшее время! Следи за анонсами в канале!