СТРУКТУРА ПИСЬМА:
Пройдёмся теперь по структуре писем и что мы можем просить от конкретного получателя. Смотри на номера пунктов в прошлом параграфе:
1. Предоставление безвозмездного помещения; обеспечение небольшой культурной программы силами ДК; согласование предоставления кареты Скорой помощи на всякий пожарный случай, учитывая присутствие пожилых ветеранов; персональное приглашение открыть выставку, что будет полезно для имиджа выставки; вовлечение пресс-службы главы, поскольку он задействован в мероприятиях. В начале письма на главу надо обязательно указать, что твой проект делается в рамках культурно-просветительского проекта «Ломоносовский Обоз. Грозный Крым», который проходит при поддержке АНО «Россия - страна возможностей», в соответствии с приказом 737 Минпросвещения России. В конце письма на главу надо обязательно подчеркнуть, что проект станет одним из социально-значимых мероприятий в год празднования 75-летия Победы в Великой Отечественной Войне, будет способствовать сохранению исторической памяти и создаст еще одно ежегодное мероприятие в населённом пункте. УЧТИТЕ, что построение фраз и лексика языка государственного канцелярита очень сильно отличается от обычного литературного русского языка.
2. Письмо на местные СМИ предполагает, что вы запросите информационную поддержку, которая будет состоять из размещения в местных печатных СМИ (газеты, журналы, доски объявлений, онлайн ресурсы), ТВ и радио (анонсы и приглашения на выставки, репортажи с открытия, отзывы от посетителей). Будет хорошим тоном предложить местным СМИ разместить свои стенды в ДК, логотипы на печатной рекламе и афишах в населённом пункте, предложить им информационное партнёрство. Для СМИ это важно, поскольку ты генерируешь для них позитивный контент, который будет актуальным в течение всего Года Памяти и Славы, поэтому им удобно работать с автором проекта. НЕ ЗАБУДЬ дать проекты информационных сообщений, релизов, а также справку о проекте, в которой изложишь всё, что ты хотел бы увидеть в новостях. Не забудь сказать кто ты и почему этот проект для тебя важен. Поговори с журналистами, наверняка они подскажут тебе, что еще важного можно указать в пресс-релизах и новостях.
3. Одним из самых важных и живых инструментов привлечения посетителей и помощи в организации мероприятий являются волонтёры и добровольцы, которые тратят своё время и бескорыстно помогают тебе в создании проекта. Это как раз те люди, которые расскажут через свои социальные сети и группы о том, что есть такая замечательная инициатива, это те люди, кто будет раздавать пригласительные жителям, встречать пожилых людей и раздавать им пригласительные и афишки, работать с тобой на выставке, водить экскурсии и создавать хорошее настроение у всех гостей. Работу волонтёров и добровольцев невозможно переоценить - она помогает наполнить живым человеческим участием любое планирование и управление проектом. У тебя появляются добрые помощники, которые готовы вовлекаться и работать на благо родного населённого пункта. Не забудь отправить им благодарности после проекта.
4. Для продуктивного проекта, конечно же тебе понадобятся оперативная печать, фотопечать, сувениры и подарки, закупка каких-то необходимых расходных материалов и так далее. Как же мы организуем это взаимодействие между социально-значимым проектом и местным бизнесом? Для нас важно предоставление определенного набора бесплатных услуг, а для Бизнеса важна реклама, репутация и социальная ответственность. Поэтому в письме будет уместно предложить партнёрам дать сувенирную продукцию, продуктовые наборы или организовать какие-то активности на площадке проведения (даже если это будет розничная торговля по сниженным ценам для привлечения посетителей), а взамен обеспечить размещение их логотипов на рекламных поверхностях и продукции. Поэтому необходимо примерно прикинуть сколько и каких наименований тебе понадобится и чётко указать это в письме. Можно также попросить партнёра взять на себя оплату каких-то расходов на проведение мероприятия в обмен на рекламу и PR.
5. Самое сложное и важное письмо - приглашение пожилым и Ветеранам населённого пункта. Максимально уважительное, с указанием важности Дня Победы для молодых поколений, с указанием точного времени и места, названия мероприятия, сроков его проведения. Не стесняйся в приглашении написать о том, какие еще активности ждут ветеранов на выставке. Не забудь указать, что мероприятие бесплатное и ты с волонтёрами и партнёрами искренне ждёшь гостей. Такое письмо стоит написать максимально понятным языком. Помни, что для ветеранов и всей страны День Победы - один из самых любимых праздников.