ПИСЬМА И ТОНКОСТИ:

Простой пример, который мы разбираем уже 5 лекций - фотовыставка. Сейчас я попробую тебе накидать план с расшифровкой о том, что должно быть в письме, а потом покажу как такое письмо собрать. Наш план по письмам в органы власти, культуры и образования, добровольцам и волонтёрам будет следующим:

1. Письмо на главу муниципального образования (например, мэра) - представление твоего проекта, обоснование его социальной значимости, что входит в твой проект, а также что вы просите от главы муниципального образования. Структуру письма и все нюансы по нему разберём чуть позже.

2. Письмо на местные СМИ - представление твоего проекта, поддержка проекта, что просим от СМИ, что готовы дать взамен

3. Письмо на добровольческие/волонтёрские организации - представление проектов, почему и зачем нужна поддержка, какая именно нужна поддержка

4. Письмо потенциальным партнёрам - о проекте, поддержка, важность социально-ответственного бизнеса, просьба поддержать проект и что конкретно просим.

5. Письмо-приглашение ветеранам. Оно обычно пишется и передаётся через ветеранские организации, которые есть в каждом населённом пункте, но в приглашении должно быть максимально много информации и для жителей и для ветеранов., соответственно оно должно включать все данные.

Обращу твоё внимание, что в работе с письмами есть определённые правила:

- письмо должно содержать исходящий номер твоего проекта (например: ДП-001/03 - означает проект День Победы, письмо номер один отправлено в марте) и дату отправки этого письма;

- письмо будет зарегистрировано в течение 1-3 дней и ему будет присвоен входящий номер организации, куда ты его направляешь. После этого можно будет называть только входящий и по нему проверять, кому расписано и какие решения принимаются по этому письму;

- в письме обязательно должны быть расписаны КОНКРЕТНЫЕ просьбы, сколько, чего, когда, в какое время и так далее. Чем больше конкретики, тем проще исполнителю письма согласовать необходимое;

- к письму должны быть приложены проекты документов, которые вы просите от организации. Это не обязательно, но если хотите получить нужное письмо и без ошибок, лучше подготовить самостоятельно проект приветствия руководителя организации, проект информационного сообщения, релиза, приветственного письма и так далее.

СТРУКТУРА ПИСЬМА:

Пройдёмся теперь по структуре писем и что мы можем просить от конкретного получателя. Смотри на номера пунктов в прошлом параграфе:

1. Предоставление безвозмездного помещения; обеспечение небольшой культурной программы силами ДК; согласование предоставления кареты Скорой помощи на всякий пожарный случай, учитывая присутствие пожилых ветеранов; персональное приглашение открыть выставку, что будет полезно для имиджа выставки; вовлечение пресс-службы главы, поскольку он задействован в мероприятиях. В начале письма на главу надо обязательно указать, что твой проект делается в рамках культурно-просветительского проекта «Ломоносовский Обоз. Грозный Крым», который проходит при поддержке АНО «Россия - страна возможностей», в соответствии с приказом 737 Минпросвещения России. В конце письма на главу надо обязательно подчеркнуть, что проект станет одним из социально-значимых мероприятий в год празднования 75-летия Победы в Великой Отечественной Войне, будет способствовать сохранению исторической памяти и создаст еще одно ежегодное мероприятие в населённом пункте. УЧТИТЕ, что построение фраз и лексика языка государственного канцелярита очень сильно отличается от обычного литературного русского языка.

2. Письмо на местные СМИ предполагает, что вы запросите информационную поддержку, которая будет состоять из размещения в местных печатных СМИ (газеты, журналы, доски объявлений, онлайн ресурсы), ТВ и радио (анонсы и приглашения на выставки, репортажи с открытия, отзывы от посетителей). Будет хорошим тоном предложить местным СМИ разместить свои стенды в ДК, логотипы на печатной рекламе и афишах в населённом пункте, предложить им информационное партнёрство. Для СМИ это важно, поскольку ты генерируешь для них позитивный контент, который будет актуальным в течение всего Года Памяти и Славы, поэтому им удобно работать с автором проекта. НЕ ЗАБУДЬ дать проекты информационных сообщений, релизов, а также справку о проекте, в которой изложишь всё, что ты хотел бы увидеть в новостях. Не забудь сказать кто ты и почему этот проект для тебя важен. Поговори с журналистами, наверняка они подскажут тебе, что еще важного можно указать в пресс-релизах и новостях.

3. Одним из самых важных и живых инструментов привлечения посетителей и помощи в организации мероприятий являются волонтёры и добровольцы, которые тратят своё время и бескорыстно помогают тебе в создании проекта. Это как раз те люди, которые расскажут через свои социальные сети и группы о том, что есть такая замечательная инициатива, это те люди, кто будет раздавать пригласительные жителям, встречать пожилых людей и раздавать им пригласительные и афишки, работать с тобой на выставке, водить экскурсии и создавать хорошее настроение у всех гостей. Работу волонтёров и добровольцев невозможно переоценить - она помогает наполнить живым человеческим участием любое планирование и управление проектом. У тебя появляются добрые помощники, которые готовы вовлекаться и работать на благо родного населённого пункта. Не забудь отправить им благодарности после проекта.

4. Для продуктивного проекта, конечно же тебе понадобятся оперативная печать, фотопечать, сувениры и подарки, закупка каких-то необходимых расходных материалов и так далее. Как же мы организуем это взаимодействие между социально-значимым проектом и местным бизнесом? Для нас важно предоставление определенного набора бесплатных услуг, а для Бизнеса важна реклама, репутация и социальная ответственность. Поэтому в письме будет уместно предложить партнёрам дать сувенирную продукцию, продуктовые наборы или организовать какие-то активности на площадке проведения (даже если это будет розничная торговля по сниженным ценам для привлечения посетителей), а взамен обеспечить размещение их логотипов на рекламных поверхностях и продукции. Поэтому необходимо примерно прикинуть сколько и каких наименований тебе понадобится и чётко указать это в письме. Можно также попросить партнёра взять на себя оплату каких-то расходов на проведение мероприятия в обмен на рекламу и PR.

5. Самое сложное и важное письмо - приглашение пожилым и Ветеранам населённого пункта. Максимально уважительное, с указанием важности Дня Победы для молодых поколений, с указанием точного времени и места, названия мероприятия, сроков его проведения. Не стесняйся в приглашении написать о том, какие еще активности ждут ветеранов на выставке. Не забудь указать, что мероприятие бесплатное и ты с волонтёрами и партнёрами искренне ждёшь гостей. Такое письмо стоит написать максимально понятным языком. Помни, что для ветеранов и всей страны День Победы - один из самых любимых праздников.

ДЗЭН ПРАВИЛЬНЫХ ПИСЕМ:

Искусство письма - очень сложное. НО однажды поняв основную структуру работы с письмами ты познаешь дзэн.

Этот дзэн кстати, говорит:

КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!
КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!
КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!

- каждое письмо нужно писать с учётом специфики того, к кому ты обращаешься, зачем именно этому адресату твой проект. Думай над этим КАЖДЫЙ РАЗ;

- письмо должно помещаться на две страницы вместе с шапкой и подписями с перечислением приложений;

- письмо должно быть написано Times New Roman, размером 12-14, с полуторным интервалом;

- в письме есть начало и есть конец, обычно секретари и помощники ЛПР (лица, принимающего решение) внимательно читают всё письмо, но определяющими являются первый и последний абзац, так как несут в себе «эффект края» и запоминаются лучше всего;

- правило письма общее - одна мысль один абзац. Все долгие предложения и причастные/деепричастные обороты надо сокращать;

- чем функциональнее текст (чем меньше в нём неприкрытых эмоций) - тем лучше. ЛПР должен понимать, что ты не просто идейный, но и эффективный;

- у письма всегда есть приложения. Изготовить их - твоя задача. Минимум - презентация проекта, справка о проекте и проект документа, если ты его просишь в ответ (например, приветствие или обращение в ФОИВ);

- всегда читай о том, кому пишешь - это даёт понимание характера человека, показывает к нему подходы;

- не проси у дающего и его коллег (директора разных компаний) разное количество чего бы то ни было. Предприятия и компании общаются между собой и могут появиться ненужные вопросы;

- пиши вежливо, но с достоинством. Ты - руководитель социально-значимого проекта ко Дню Победы. Немногие это смогли.