ЛомоКлуб
Авторская лекция Владимира Скрипниченко и семёна свинцова - Президента МЛК 2017
работа с госорганами
Лекция из авторского курса АНО ЗВЕЗДА. и КБ ЗВЕЗДАНУТЫЕ ДЛЯ СТАРШЕКЛАССНИКОВ И СТУДЕНТОВ НАЧАЛЬНЫХ КУРСОВ. СОЦИАЛЬНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ. ОТ ИДЕИ ДО ПРОЕКТА.
ЛЕКЦИЯ 2. РАБОТА С ОРГАНАМИ ВЛАСТИ, КУЛЬТУРЫ, СМИ И БИЗНЕСОМ

Привет, сегодня погрузимся в одну из сложных, системных и творческих одновременно частей работы в обустройстве проектной инфраструктуры. Взаимодействие с местными органами власти, местным бизнесом и СМИ значительно усилят твой проект, дадут ему возможность дополнительного PR и финансирования, помогут придать ему больше статичности и вовлечь подведомственные организации.

Ну что, попробуем?

ПЕРВОЕ, БЕЗ ЧЕГО НЕ НАЧАТЬ!

Презентация проекта расскажет о проекте другим людям – тем, от кого ты ждешь поддержки или финансирования. Человеческий мозг устроен так, что ему всегда легче воспринимать информацию поданную в структурированном виде. И когда ты сам не можешь во всех ярких красках рассказать о своем проекте – за тебя это может сделать презентация. Но у нее есть еще одна задача – рассказать что такое твой проект и почему его нужно поддержать.

Стоит изучить и чужой опыт подготовки презентаций социальных проектов, даже если это презентация от региональных НКО. Не стоит стесняться учиться и копировать у профессионалов. Мы подготовили для тебя пример такой презентации, посмотреть ее можно будет в конце данного урока.
ЦЕЛЬ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Понять, какую именно презентацию ты готовишь. Если цель получить поддержку государства/местной администрации, то стоит описать насколько важен проект для региона/города и рассказать о эффекте в региональных СМИ, восприятии горожан, выполнении плана мероприятий ко Дню Победы и так далее. Если же цель - собрать средства, то стоит больший уклон сделать на эмоциональный подтекст и личную историю (если говорим про краудфардинг), или же указав, какие выгоды получит ваш партнёр с точки зрения рекламы и позиционирования, показателей корпоративной социальной ответственности (в случае корпоративного финансирования)
СТРУКТУРА

Сделать ее достаточно лаконичной и максимально понятной для любого, кто будет ее смотреть. Рекомендую не делать больше 10 слайдов + Обложка и Контакты

Не заставляй людей делать лишнюю работу - никому неинтересно читать презентацию на 65 страницах. Всем важно, чтобы открыв презентацию было понятно, что это, для кого, зачем и сколько стоит, а также какой эффект даст.

ИСПОЛЬЗУЙ принцип "понятно даже моей бабушке". Прочти ей презентацию, если у неё будут вопросы - переделывай / уточняй / совершенствуй / упрощай / купи ей цветочки.
ВАРИАТИВНОСТЬ

Не забывай, что презентация – это рабочий инструмент, который делается не один раз на всю жизнь, а меняется и развивается от задачи к задаче: для госорганов, для партнёров, для посетителей, для СМИ - основные моменты будут общими, но для каждой ЦА будут разные акценты, структура, описание целей и задач, а особенно ЭФФЕКТЫ.

Если ты не любишь делать презентации, то иди работать физически или купи услуги профессионала, даже если тебе придётся менять презентацию
ПОД КАЖДУЮ ВСТРЕЧУ!


ЭТО РЕАЛЬНО ВАЖНО!!!
ОТВЕТЬ НА ВОПРОСЫ

Идея проекта; Проблема, которую решает проект; Что ты предлагаешь для решения проблемы (цели, задачи);

Мероприятия, которые будут реализованы в ходе проекта;

Количественные и качественные результаты проекта; Ключевые члены твоей команды (если есть), их опыт и компетенции;

Необходимая поддержка твоему проекту (ресурсы, финансы, люди, PR и так далее);

Контактные данные автора проекта.
КОММЕНТАРИЙ СЕМЁНА СВИНЦОВА (ПРЕЗИДЕНТ МЕЖДУНАРОДНОГО ЛОМОНОСОВСКОГО КЛУБА 2017)
1. НЕ ПЕРЕГРУЖАЙТЕ ПРЕЗЕНТАЦИЮ. Вероятность того, что откроют презентацию проекта, а не документ с подробным описанием на 20 страниц гораздо выше. Это ваш шанс. С первых слайдов вы должны быстро и ярко изложить суть проекта. Разумеется, в сопроводительном письме вы расскажете подробнее, но не надо делать это на слайдах.

2. ПОДКРЕПЛЯЙТЕ ИДЕЮ РЕАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКОЙ. Даже если вас поддерживает школа или совет ветеранов - пишите это. Это означает, что уже другие люди оценили это. Чиновник или менеджер компании будет понимать, что ваш проект уже реален (хотя бы чуть-чуть)

3. ПОКАЗЫВАЙТЕ ЦИФРЫ. Если вы сделали пилотный выпуск - расскажите сколько его людей послушали, какую работу вы реально сделали. Человек, который принимает решение, будет знать, что проект не пустышка, а уже что-то производит и имеет жизнь, а не просто мертворожденная идея

Для визуализации презентаций лучше использовать иконки

если надо очень просто - в конце каждого шаблона много векторных иконок, поэтому ходить никуда не надо, удобненько!

если надо еще проще - то всем известный помощник!
ВТОРОЕ, ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ

Презентация проекта расскажет о проекте другим людям – тем, от кого ты ждешь поддержки или финансирования. Человеческий мозг устроен так, что ему всегда легче воспринимать информацию поданную в структурированном виде. И когда ты сам не можешь во всех ярких красках рассказать о своем проекте – за тебя это может сделать презентация. Но у нее есть еще одна задача – рассказать что такое твой проект и почему его нужно поддержать.

Стоит изучить и чужой опыт подготовки презентаций социальных проектов, даже если это презентация от региональных НКО. Не стоит стесняться учиться и копировать у профессионалов. Мы подготовили для тебя пример такой презентации, посмотреть ее можно будет в конце данного урока.
ПИСЬМА И ТОНКОСТИ:

Простой пример, который мы разбираем уже 5 лекций - фотовыставка. Сейчас я попробую тебе накидать план с расшифровкой о том, что должно быть в письме, а потом покажу как такое письмо собрать. Наш план по письмам в органы власти, культуры и образования, добровольцам и волонтёрам будет следующим:

1. Письмо на главу муниципального образования (например, мэра) - представление твоего проекта, обоснование его социальной значимости, что входит в твой проект, а также что вы просите от главы муниципального образования. Структуру письма и все нюансы по нему разберём чуть позже.

2. Письмо на местные СМИ - представление твоего проекта, поддержка проекта, что просим от СМИ, что готовы дать взамен

3. Письмо на добровольческие/волонтёрские организации - представление проектов, почему и зачем нужна поддержка, какая именно нужна поддержка

4. Письмо потенциальным партнёрам - о проекте, поддержка, важность социально-ответственного бизнеса, просьба поддержать проект и что конкретно просим.

5. Письмо-приглашение ветеранам. Оно обычно пишется и передаётся через ветеранские организации, которые есть в каждом населённом пункте, но в приглашении должно быть максимально много информации и для жителей и для ветеранов., соответственно оно должно включать все данные.

Обращу твоё внимание, что в работе с письмами есть определённые правила:

- письмо должно содержать исходящий номер твоего проекта (например: ДП-001/03 - означает проект День Победы, письмо номер один отправлено в марте) и дату отправки этого письма;

- письмо будет зарегистрировано в течение 1-3 дней и ему будет присвоен входящий номер организации, куда ты его направляешь. После этого можно будет называть только входящий и по нему проверять, кому расписано и какие решения принимаются по этому письму;

- в письме обязательно должны быть расписаны КОНКРЕТНЫЕ просьбы, сколько, чего, когда, в какое время и так далее. Чем больше конкретики, тем проще исполнителю письма согласовать необходимое;

- к письму должны быть приложены проекты документов, которые вы просите от организации. Это не обязательно, но если хотите получить нужное письмо и без ошибок, лучше подготовить самостоятельно проект приветствия руководителя организации, проект информационного сообщения, релиза, приветственного письма и так далее.
СТРУКТУРА ПИСЬМА:

Пройдёмся теперь по структуре писем и что мы можем просить от конкретного получателя. Смотри на номера пунктов в прошлом параграфе:

1. Предоставление безвозмездного помещения; обеспечение небольшой культурной программы силами ДК; согласование предоставления кареты Скорой помощи на всякий пожарный случай, учитывая присутствие пожилых ветеранов; персональное приглашение открыть выставку, что будет полезно для имиджа выставки; вовлечение пресс-службы главы, поскольку он задействован в мероприятиях. В начале письма на главу надо обязательно указать, что твой проект делается в рамках культурно-просветительского проекта «Ломоносовский Обоз. Грозный Крым», который проходит при поддержке АНО «Россия - страна возможностей», в соответствии с приказом 737 Минпросвещения России. В конце письма на главу надо обязательно подчеркнуть, что проект станет одним из социально-значимых мероприятий в год празднования 75-летия Победы в Великой Отечественной Войне, будет способствовать сохранению исторической памяти и создаст еще одно ежегодное мероприятие в населённом пункте. УЧТИТЕ, что построение фраз и лексика языка государственного канцелярита очень сильно отличается от обычного литературного русского языка.

2. Письмо на местные СМИ предполагает, что вы запросите информационную поддержку, которая будет состоять из размещения в местных печатных СМИ (газеты, журналы, доски объявлений, онлайн ресурсы), ТВ и радио (анонсы и приглашения на выставки, репортажи с открытия, отзывы от посетителей). Будет хорошим тоном предложить местным СМИ разместить свои стенды в ДК, логотипы на печатной рекламе и афишах в населённом пункте, предложить им информационное партнёрство. Для СМИ это важно, поскольку ты генерируешь для них позитивный контент, который будет актуальным в течение всего Года Памяти и Славы, поэтому им удобно работать с автором проекта. НЕ ЗАБУДЬ дать проекты информационных сообщений, релизов, а также справку о проекте, в которой изложишь всё, что ты хотел бы увидеть в новостях. Не забудь сказать кто ты и почему этот проект для тебя важен. Поговори с журналистами, наверняка они подскажут тебе, что еще важного можно указать в пресс-релизах и новостях.

3. Одним из самых важных и живых инструментов привлечения посетителей и помощи в организации мероприятий являются волонтёры и добровольцы, которые тратят своё время и бескорыстно помогают тебе в создании проекта. Это как раз те люди, которые расскажут через свои социальные сети и группы о том, что есть такая замечательная инициатива, это те люди, кто будет раздавать пригласительные жителям, встречать пожилых людей и раздавать им пригласительные и афишки, работать с тобой на выставке, водить экскурсии и создавать хорошее настроение у всех гостей. Работу волонтёров и добровольцев невозможно переоценить - она помогает наполнить живым человеческим участием любое планирование и управление проектом. У тебя появляются добрые помощники, которые готовы вовлекаться и работать на благо родного населённого пункта. Не забудь отправить им благодарности после проекта.

4. Для продуктивного проекта, конечно же тебе понадобятся оперативная печать, фотопечать, сувениры и подарки, закупка каких-то необходимых расходных материалов и так далее. Как же мы организуем это взаимодействие между социально-значимым проектом и местным бизнесом? Для нас важно предоставление определенного набора бесплатных услуг, а для Бизнеса важна реклама, репутация и социальная ответственность. Поэтому в письме будет уместно предложить партнёрам дать сувенирную продукцию, продуктовые наборы или организовать какие-то активности на площадке проведения (даже если это будет розничная торговля по сниженным ценам для привлечения посетителей), а взамен обеспечить размещение их логотипов на рекламных поверхностях и продукции. Поэтому необходимо примерно прикинуть сколько и каких наименований тебе понадобится и чётко указать это в письме. Можно также попросить партнёра взять на себя оплату каких-то расходов на проведение мероприятия в обмен на рекламу и PR.

5. Самое сложное и важное письмо - приглашение пожилым и Ветеранам населённого пункта. Максимально уважительное, с указанием важности Дня Победы для молодых поколений, с указанием точного времени и места, названия мероприятия, сроков его проведения. Не стесняйся в приглашении написать о том, какие еще активности ждут ветеранов на выставке. Не забудь указать, что мероприятие бесплатное и ты с волонтёрами и партнёрами искренне ждёшь гостей. Такое письмо стоит написать максимально понятным языком. Помни, что для ветеранов и всей страны День Победы - один из самых любимых праздников.
ДЗЭН ПРАВИЛЬНЫХ ПИСЕМ:

Искусство письма - очень сложное. НО однажды поняв основную структуру работы с письмами ты познаешь дзэн.

Этот дзэн кстати, говорит:

КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!
КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!
КАЖДОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫМ!


- каждое письмо нужно писать с учётом специфики того, к кому ты обращаешься, зачем именно этому адресату твой проект. Думай над этим КАЖДЫЙ РАЗ;

- письмо должно помещаться на две страницы вместе с шапкой и подписями с перечислением приложений;

- письмо должно быть написано Times New Roman, размером 12-14, с полуторным интервалом;

- в письме есть начало и есть конец, обычно секретари и помощники ЛПР (лица, принимающего решение) внимательно читают всё письмо, но определяющими являются первый и последний абзац, так как несут в себе «эффект края» и запоминаются лучше всего;

- правило письма общее - одна мысль один абзац. Все долгие предложения и причастные/деепричастные обороты надо сокращать;

- чем функциональнее текст (чем меньше в нём неприкрытых эмоций) - тем лучше. ЛПР должен понимать, что ты не просто идейный, но и эффективный;

- у письма всегда есть приложения. Изготовить их - твоя задача. Минимум - презентация проекта, справка о проекте и проект документа, если ты его просишь в ответ (например, приветствие или обращение в ФОИВ);

- всегда читай о том, кому пишешь - это даёт понимание характера человека, показывает к нему подходы;

- не проси у дающего и его коллег (директора разных компаний) разное количество чего бы то ни было. Предприятия и компании общаются между собой и могут появиться ненужные вопросы;

- пиши вежливо, но с достоинством. Ты - руководитель социально-значимого проекта ко Дню Победы. Немногие это смогли.

ПЕРЕЙДЁМ К КОНКРЕТИКЕ:
Строим образец письма по примеру нашего проекта по фотовыставке: Структура письма:

1. Колонтитул с названием мероприятия, возможно логотип
2. Справа, кому: выравнивание по левому краю, ФИО капсом, разделение ДОЛЖНОСТЬ - КОМПАНИЯ - ФИО
3. Слева в край - исходящий номер и дата направления письма в организацию
4. Центр - обращение, выделено жирным
5. Текст письма, каждый абзац начинается с табуляции
6. После текста письма слева без табуляции - твоя должность (например, Руководитель проекта) и в конце этой же строчки твои И.О. Фамилия. Между ними подпись.
7. Слева надпись Приложения к письму, курсив с подчеркиванием и двоеточием в конце. Ниже номера с названием приложений, курсив.
8. В конце письма в самом низу слева Исполнитель: фио. Контакты (на следующей строчке). Обычно дают номер телефона, по которому можно гарантированно дозвониться.
9. Нижний колонтитул - по центру или контакты, включая ИНДЕКС И ПОЧТОВЫЙ АДРЕС ДЛЯ ОТВЕТНОГО ПИСЬМА (что предусмотрено законодательством), социальные сети, или просто название проекта и ФИО автора. Если ты хочешь, чтобы тебе ответили по e-mail, то нужно указать это в тексте письма в последних строках. В международных контактах лучше просить мобильный для связи по WhatsApp или TG.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРОКАЧКИ
1
Структурируй
У тебя есть первое понимание о структуре презентации, а также пример, который мы для тебя приготовили. Попробуй сделать свою?
2
Используй
Тебе надо сделать письма. Я написал тебе структуру, попробуй сделать свои письма
3
Пиши ещё
Иди читай следующий урок, тебе еще понадобится пресс-релиз, а проект приветствия проекту я приложу тебе к этому курсу ;)
4
ОБЯЗАТЕЛЬНО
Подпишись на канал Международного Ломоносовского Клуба в Телеграм и прими участие в вебинарах Клуба в ближайшее время! Следи за анонсами в канале!