РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА, СБОРКА СОБЫТИЙ, УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ

Мы с тобой спланировали отменный проект, посчитали людей, деньги и дни! Осталось его реализовать! На этом этапе нас могут поджидать различные неприятности, которые могут стать для тебя отличным тренажёром выдержки, внутреннего умиротворения, способности взвешивать варианты и действовать не из соображений тактической выгоды, но стратегического развития события и так далее и тому подобное. Любой проект - это колоссальная кузница тебя, как Лидера проекта - будущего Лидера России. Только сделав своими руками проект ты поймёшь, как происходят те или иные процессы, как ты можешь управлять командой и какие аргументы можешь применить. Например, в прошлом году я взял еще один участок работы одного из членов команды вдобавок к руководству проектом в Обозе, который состоялся на территории 4 регионов и должен заметить, что сейчас я недоволен работой предыдущих членов команды на этой функции. Вот таким познавательным получилось моё вживание в чужие обязанности :) Сегодня мы поговорим о двух больших направлениях работы Лидера проекта: 

1. Таймлайн проекта - его расписание 

 2. Полевая работа членов команды и интеграция волонтёров и добровольцев

таймлайн и сроки

Мы много раз уже говорили с тобой чем важен Таймлайн подготовки и реализации проекта. Основное отличие таймлайнов подготовки и реализации проекта - разная ответственность и разные горизонты планирования событий. 

Если говорить о больших проектах, то очевидна разная ответственность за неотправленное вовремя письмо на этапе подготовки (должно было быть оправлено вчера и отправлено сегодня), например, с неотправленным платежом на этапе реализации проекта за услугу, которая нужна завтра (должна быть оплачена в понедельник для получения услуги сегодня, но не отправлено и не получено в день Ч). Когда ты не отправил письмо на этапе подготовки выставки, то самый большой риск - то, что письмо будет зарегистрировано на один день позже. А на этапе реализации проекта неоплата счёта вчера грозит тем, что сегодня для твоих ветеранов и гостей никто не привезёт чай и фрукты, а ты будешь пунцовый бегать по соседним столовым и собирать стол, скатерть, чайник, тарелки, пирожки, стаканы, вилки и вместо праздничного чаепития будет неразбериха, которая вряд ли понравится твоим гостям. 

Итак, разберём на примере выставки в Ивантеевском как нам правильно собрать расписание реализации дня открытия выставки. Для правильного планирования я обычно разделяю территорию моего мероприятия на несколько зон: в данном случае у нас будет сама выставка и зона открытия. Грамотное зонирование территории мероприятия помогает сделать самое основное - подготовить отдельные участки под ноль - то есть завершить их подготовку выставки в вечер перед началом мероприятия, убрать весь мусор, помыть пол и «опечатать» (например, подготовить полностью зал с выставленными стендами, мольбертами и фотографиями). 

Когда же у нас есть зона открытия, то обычно она готовится в день открытия выставки, потому что её потом можно убрать или использовать для выступления творческих коллективов. Поэтому попробуй распланировать зоны выставки так, чтобы они были рядом, продумай как будут передвигаться по твоей выставке посетители. Для местного ДК кусок ковролина 3х4 метра вполне подойдет и для выступления местных коллективов и для выступления мэра перед журналистами и ветеранами. Назначай открытие на 11 или 12 часов, постарайся сделать так, чтобы твои посетители и гости приехали все к назначенному времени, до этого времени выставка должна быть закрыта. 

Ну что ж, готовность минус час - все твои партнёры на своих местах (пирожки, чай, пресса, звук и может быть свет, газеты, журналы и другие возможности: ремесленники и полевая кухня), твои творческие коллективы приехали и разминаются в отдельном зале (не забудь для них выделить гримёрку), ты созвонился еще раз с администрацией и сверился, что мэр не забыл о том, что должен быть на открытии, а социальные службы собирают ветеранов к открытию, чай для ветеранов в отдельной комнате (тоже от ДК) накрыт твоими партнёрами, а добровольцы приехали на площадку и готовы к твоим поручениям. 

КСТАТИ, ЕСЛИ ТЫ РАБОТАЕШЬ С КОМАНДОЙ: наверняка, ты много раз с командой обсуждал, кто за что отвечает, кто кому звонит и кто кого знает и договаривается. Совершенно логичным будет разделить ответственность с командой именно по привычным тебе и команде направлениям. ЕДИНСТВЕННОЕ ПРАВИЛО (помимо качества, конечно же) - СЛЕДИМ ЗА ВРЕМЕНЕМ! Всё должно пройти по таймингу, определённому при планировании.

Какой инструментарий ты будешь использовать? Для планирования многих заданий в разных вселенных используй списки с разделением по задачам и локациям. Современные приложения в мобильных телефонах могут держать в памяти миллионы заданий, тебе остаётся лишь правильным образом всё настроить. Бей большие задачи на небольшие, небольшие дроби на мелкие, раскладывай на простые некомбинированные действия и записывай в задачники. Обязательно прописывай дедлайны, для промежуточных результатов делай отдельные напоминалки. Это поможет тебе на этапе планирования чётко понимать объём работы в определённый этап времени и поможет ничего не забыть в день суеты. При правильной настройке списки будут тебя вести по выполнению проекта, но голову не теряй. Ты - хозяин проекта, а не какая-то тупая железяка!

НАЧНЁМ РАЗДАЧУ ЗАДАНИЙ: поскольку ты один - хозяин и господин, сделай так, чтобы по твоему таймингу всё прошло благополучно. Учти, что не все успеют приехать вовремя, особенно мэр (но ему простительно, а мы тем временем с ветеранами выпьем чаю), поэтому в 12 всё должно быть готово, ветераны напоены чаем, добровольцы и волонтёры стоят на подступах и контролируют неистовствующую толпу в зоне открытия, пресса стоит с камерами наперевес, а ложечники и гармонисты готовы ударить в цимбалы и литавры! 

ПОЛЕ и ВОЛОНТЁРЫ
11:00

За входную зону отвечают Волонтёр 1, Волонтёр 2 и Волонтёр 3, с 11 часов они СО СПИСКАМИ в руках ждут выступающих и ветеранов. ВЫСТУПАЮЩИХ - один провожает в гримёрку, второй ждёт ветеранов и провожает их в комнату с чаем, где есть Волонтёр 4, который ухаживает за пожилыми и помогает им с чаем и пирожными. ОДИН из волонтёров постоянно находится на входе в ДК и отсекает желающих попасть пораньше. КСТАТИ, зону открытия можно сделать и на ступенях ДК, расположив там микрофон, колонки и шарики (заранее посмотри прогноз погоды!). Перед ДК открывается ярмарка с продуктами, прессой и прочими увеселениями от твоих партнёров, работают например, мастер-классы от местных умельцев и ремесленников для детей (Об этом не забудь договориться с администрацией ДК, после того как ты получишь ответ от местной Администрации).

11:30

На входе у тебя работают дополнительные Волонтёры 5 и Волонтёр 6, они могут раздавать флаеры о выставке и рассказывать о проекте всем посетителям и гостям, которые ходят перед входом в ДК, это даст дополнительную информацию о событии, в том числе журналистам. Тебе так же надо провести проверку всех точек, еще раз убедиться, что всё на месте и скоро приедут журналисты и мэр, поэтому выступают коллективы и выставка кружится, посетители довольны и светит солнце.

11:45

ЗА 15 минут до начала мероприятия, предупреждаешь ВОЛОНТЁРОВ о том, что тебе должны СРАЗУ ЖЕ сообщить о том, когда приедет руководство и идёшь поприветствовать ветеранов в чайную комнату и рассказать им о проекте, приглашаешь туда же директора ДК, хотя возможно, директор уже и развлекает ветеранов. Это тот же самый человек, который знает всех ветеранов и может с ними пообщаться, пока тебя нет (обсуди предварительно!). Перед тем как уйти туда, спроси у музыкантов и фотографов, всё ли готово, а если видишь, что всё готово - то не мешай людям работать ;)

12:00

В 12 часов, если у тебя нет сигнала о прибытии, ничего страшного не произойдёт, если ты позвонишь еще раз руководителю аппарата мэра и уточнишь, где начальник и когда он приедет, это важно, чтобы ты не поднимал пожилых людей сильно заранее, потому что будет правильно, если мэр по приезду придёт в чайную и проведёт с ветеранами 10 минут, а уже потом пойдёт с ними на открытие (не делай чайную на втором этаже, лучше максимально близко к выставке и зоне открытия, не забудь уточнить, что рядом нужна уборная).

ДЕНь открытия

ОТКРЫТИЕ

Постарайся не задерживать открытие выставки больше чем на 15 минут, потому что при большей задержке люди начнут расходиться по домам (только если твои партнёры не привезли к ДК детский городок). На открытие у тебя есть 15 минут, должен выступить мэр, потом кто-то от ветеранов (что надо определить еще в чайной комнате и дать небольшую инструкцию, что говорить), а потом уже слово должны дать и автору проекта. Постарайся не растекаться мыслю по древу, говори по существу, поблагодари ветеранов за Победу и скажи, что ждёшь, что весь твой город или село примут участие в расширении выставки и теперь она будет постоянной.

день открытия

осмотр

После открытия (после того, когда перерезана ленточка, о которой ты не забыл + волонтёр с ножницами), ты должен с мэром и ветеранами пройтись по выставке и рассказать какие-то уникальные 1-2 истории, которые покажут, что ты как автор проекта находишься глубоко в материале, знаешь ветеранов и традиции 9 Мая в твоём населённом пункте. Дай интервью журналистам на две-три минуты, поблагодари за то, что приехали и узнай, когда выйдет репортаж. Не забудь записать или скачать вышедший материал для отчетности.

день открытия

проводы

Если есть возможность и твои гости-ветераны еще не устали - предложи им чашку чая. Мэр скорее всего откланяется и уедет, а вот ветеранам будет приятно такое внимание. Выгляни в окно, загляни на выставку пока ветераны идут в чайную, всё ли там в порядке? Если у всех улыбки, играет музыка и ремесленники развлекают людей, то всё отлично. Не забудь забрать пить чай с ветеранами волонтёров, оставь на площадке ОДНОГО координирующего волонтёра с обещанием потом накормить его и напоить чаем. Вместе с волонтёрами, расскажи еще раз твоим почётным гостям о проекте, поговорите с ними, проявляя внимание. После этого, можно ветеранам предложить дальнейшее посещение выставки или отъезд домой.

НЕСКОЛЬКО УТОЧНЯЮЩИХ МОМЕНТОВ НА ЭТОТ ЭТАП

Помни о том, что каждое мероприятие готовится за 48 часов до его начала. Поэтому, тебе надо сделать чек-лист со всем, что должно приехать к тебе на площадку ДО начала сборки площадки. Точка 48 часов - финальная перед любым мероприятием. Очень важно в этот срок финализировать все договорённости и сформировать точный план и сборки площадки и проведения мероприятия.

1. БУДЬ ВСЕГДА НА СВЯЗИ!!! Крайне важно, потому что у каждого мероприятия должен быть коммуникационный центр - человек, который точно знает, что, когда и где должно произойти. Этот центр должен быть АБСОЛЮТНО ВСЕГДА на связи. Именно наличие того, у кого можно спросить, даёт возможность всем организаторам чувствовать стабильность и поддержку товарищей. 

2. Как только люди пошли на выставку, направляй туда фотографов, пусть снимают лица и внимание. 

 3. Если светило солнце, а потом внезапно собирается дождь, переноси открытие внутрь ДК. Не забудь запланировать эту зону заранее. На случай форс-мажора ковролин 3х4 спасёт ситуацию. 

4. На открытие найди местный молодой талант и попроси подготовить какое-то произведение. Это всегда приветствуется. 

5. Не забудь благодарить всех пожилых участников, это важно. В следующем году кто-то из них, возможно, уже не будет участвовать в публичных мероприятиях. Сделай памятную фотографию и завези фотографии с выставки. 

P.s. Убрать за собой, или помочь сотрудникам ДК помочь убрать за посетителями выставки - хороший тон. Это покажет, что ты настроен на игру вдолгую!

ВНИМАНИЕ: Волонтёры и добровольцы - это люди, которые своё личное время потратили на то, чтобы тебе помочь сделать проект. Не забудь покормить их обедом, подари сувениры и поблагодари за работу. Не забывай выстраивать хорошие отношения с добровольческими и волонтёрскими организациями, потому что это твой хороший ресурс помощников. 

 Как будет дальше проходить твоя выставка? В текущем режиме тебе нужен только один дежурный, который будет присматривать за порядком. Этот вопрос можно решить с ДК, равно как и вопрос уборки помещения, потому что посетители будут приходить. Как ты помнишь, мы говорили о том, что тебе надо будет проводить два небольших мероприятия или встречи в неделю, о чем тебе надо будет сообщать всем своим целевым аудиториям через все возможные каналы связи.


ЧТО ДЕЛАТЬ КОГДА ВСЕ УЕХАЛИ В ДЕНЬ ОТКРЫТИЯ? 

 Подготовить следующий день. Проверить всё ли на месте. Проверить расписание на завтра. 

 ЧТО ДЕЛАТЬ КОГДА ЗАКОНЧИЛАСЬ ВЫСТАВКА? 

 Готовить отчёт. Фотографии. Содержание. Отчётный бюджет.

форс-мажоры разные и опасные (нет)

Запомни, что есть такие обстоятельства, на которые ты не можешь повлиять. Если ты сделал всё возможное и невозможное, но у тебя не получилось, значит сейчас надо провести мероприятие, а потом заняться изучением недостатков и путей их устранения.

какая-то неполадка или внезапная отмена приезда кого-то из гостей… Ничего страшного, главное, что ты на месте, а о приезде почётного гостя можно договориться и позже. Держим себя в руках и не боимся ничего. ЗАПОМНИ: 1. В случае внезапной плохой погоды - переноси мероприятие в здание, если ураган - всех в здание, всё имущество на улице. Жизнь и здоровье важнее! 2. В случае 100% неприезда почётного гостя - начинай мероприятие сам. Только подготовься тщательно и ответственно. Не торопись - всё получится. 3. Если к тебе пришел один человек - ВСЕГДА ВСЕГДА ВСЕГДА - работай с этим человеком. Гость, участник, зритель - неважно. ВСЕГДА работай с посетителями и верь в то, что делаешь. Тогда ты будешь убедителен и искренен.

1. В случае внезапной плохой погоды - переноси мероприятие в здание, если ураган - всех в здание, всё имущество на улице. Жизнь и здоровье важнее! 2. В случае 100% неприезда почётного гостя - начинай мероприятие сам. Только подготовься тщательно и ответственно. Не торопись - всё получится. 3. Если к тебе пришел один человек - ВСЕГДА ВСЕГДА ВСЕГДА - работай с этим человеком. Гость, участник, зритель - неважно. ВСЕГДА работай с посетителями и верь в то, что делаешь. Тогда ты будешь убедителен и искренен.

Дособирать деньги нет времени. На истерику и пробежку тоже нет времени - надо выходить из положения минимальными затратами и силами. Быстро. Поэтому вариант 2 будет нам служить уроком и живым укором на всём протяжении выставки. Учиться, учиться и ещё раз учиться, как завещал великий Ленин

ЕСЛИ ЖЕ ТЫ НАПОРТАЧИЛ СЕРЬЁЗНЕЕ - БЕРИ ТЕЛЕФОН, ВЫЗЫВАЙ СВОЮ КОМАНДУ НА ШТУРМ!

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРОКАЧКИ


1. Просыпайся рано!

В день перед открытием любого твоего мероприятия высыпайся. Ложись раньше и вставай раньше. Будь всегда на связи.

2. Сделай расписание всех активностей на день. Следуй графику

Лучший план - план на бумаге. Сделай несколько копий и разложи в разных местах, будет всегда под рукой.

3. Свои люди везде нужны

Волонтёрам и Добровольцам ставь конкретные задачи с конкретной географией и временем. Это будет эффективно.

4. ОБЯЗАТЕЛЬНО

Подпишись на канал Международного Ломоносовского Клуба в Телеграм и прими участие в вебинарах Клуба в ближайшее время! Следи за анонсами в канале!