ПРИВЕТ!

Сегодня поговорим о том, что такое планирование проекта, какие в проекте бывают этапы и что важно помнить для успешного планирования, опишем несколько идей для рабочего мозгового штурма, разберём Таймлайн проекта и подумаем о том, что мы будем делать после окончания проекта и когда наш проект можно назвать завершённым.

06. Why our app

МОЗГОВОЙ ШТУРМ

Итак, какие инструменты можно применить для придумывания идей, событий, мероприятий и так далее. Одним из самых эффективных инструментов специалисты по планированию называют мозговой штурм. Это один из самых драматичных моментов работы команды, но он помогает оценить людей в команде с точки зрения креативности, вдумчивости и рассудительности и принятия чужой точки зрения. Кроме того, мозговой штурм позволяет существенно расширить взгляд на твой проект и помогает как бы подняться над ним, увидеть его со всех сторон, понять рисковые места, предусмотреть слабости и усилить позитивные моменты в его исполнении.

ПРАВИЛА МОЗГОВОГО ШТУРМА:
В мозговом штурме много разных правил, но я расскажу тебе только о тех, которые жизненно необходимы при кристаллизации идей, подборе инструментов выполнения и общении данных. Мозговой штурм представляет собой воронку - 100 идей - 50 рабочих идей - 10 хороших идей - 3 отличных. Сразу скажу, что это моё деление, но пропорция примерно такая, тут я просто показываю, что из 100 идей у тебя получится кристаллизовать примерно 13 рабочих вариантов, с которыми уже получится сделать что-то стоящее. Есть общие правила, но не обращай внимания на количество идей - оно может быть абсолютно разным:
1. НЕ КРИТИКУЙ
Каждая идея или предложение принимаются и не обсуждаются в первом раунде - накидывай с командой все идеи, абсолютно безумные, нерабочие на первый взгляд, не относящиеся напрямую к теме проекта, про бананы, инопланетян и приезд на твой проект Президента, всё пойдёт в работу.
2. НЕ ЖАЛЕЙ
Из всех 100 идей, надо отобрать рабочие, откинув откровенный шлак и неформат. Чтобы это сделать - пройди с командой список не тратя больше 15 секунд и опираясь на свои ощущения - полетит/не полетит, вычёркивай - не жалей.
3. ОЦЕНИВАЙ
3. Каждая из 50 идей ранжируется всеми участниками по 10 балльной шкале. Время которое нужно, чтобы оценить все идеи - примерно 1 минут на штуку (оцениваете молча, каждый про себя). За минуту твой мозг может собрать воедино картинку из общего количества идей, поставить оценку. На этом этапе тоже не нужно обсуждать идеи. Нужно собрать все оценки и посчитать средний арифметический балл, чтобы отобрать самые успешные идеи.
4. Генерируй
Начинай обсуждать 15 идей с самой высокой оценкой совместно, все высказывайтесь по кругу, говорите напрямую все плюсы и минусы идей, почему кажется что эта идея хороша / почему плоха. В этом раунде комментируйте, вступайте в дискуссию. Копайте правду и общее мнение.
5. КРИСТАЛЛИЗИРУЙ
Ранжируй 10 + топ 3 идеи. Сделай чёткое разделение, отбери из оставшихся 3-4 дополнительных варианта для запаса
ОТ ТВОРЧЕСТВА К МАТЕМАТИКЕ:
ОБЩИЙ КОММЕНТАРИЙ

Ну что же, мы собрали какое-то количество идей и сейчас самое время построить план-график твоего проекта, распределить ответственность и сроки выполнения промежуточных задач. Мы обычно строим проектный календарный план, который включает в себя подготовку, реализацию проекта, пост-проектную работу, а также показывает какие работы, задачи и мероприятия проходят внутри сроков проекта. Это удобная штука, называется диаграмма Ганта и показывает во времени процессы, которые ты должен успеть сделать вовремя и с надлежащим качеством, чтобы подойти к выполнению мероприятий проекта во время, ничего не забыть и всё успеть.

ядро событий

Первое, что я рекомендую сделать - определить рамки выполнения проекта с учётом достижимости запланированных показателей. Якорем для выполнения проекта может стать памятная дата, праздник привязанный к территории (850 лет Москвы), или же какое-то значимое событие (День Победы, открытие градообразующих предприятий или что-то иное). Учти, что лучше взять в руки календарь и работать внутри него или Excel таблицу с пронумерованными 2-3 месяцами.

ДАТЫ

Продолжим планирование в Ивантеевском с нашей фотовыставкой ко Дню Победы. У нас есть чёткое понимание задач и действий, которые мы должны предпринять. Начнём разносить их по плану, используя принцип «круги по воде», где мы определим центральное событие и будем вокруг него формировать инфраструктуру событий.

Наша выставка простоит в местном ДК 30 дней. Определим эти даты как 1.05 - 30.05 - предположим, что выставку захочет продлить местная администрация и заложим на это еще 15 дней. Это поможет нам достичь результатов и может быть даже превысить их в части посетителей выставки, например!

Начинаем планировать

Теперь, когда мы понимаем центральные даты давай попробуем сделать шаг назад - у нас есть предварительный пресс-релиз (для сбора местных СМИ это 1.05 минус 15 дней - внимание на выходные!) и пост-релиз (выпускаем за три дня до мероприятия и через 3 дня после его окончания). Ставим даты - 1.05 минус три дня (следите, чтобы не было выходных) и 30.05/15.06 плюс три дня (та же рекомендация про выходные).

РАБОТА С КАЛЕНДАРЁМ
1. ЗА ТРИ ДНЯ ДО СОБЫТИЯ

Запланируйте проверку максимальной готовности: есть все фотографии, есть все тексты, привезены или подготовлены к монтажу все стенды/мольберты, на которых будут стоять фотографии, в помещении отсутствуют ненужные предметы, ДК предоставил государственные флаги и флаги региона и так далее. Подготовлена программа выставки, распечатана схема посещения, вы проговорили все варианты развития событий и даже попросили местную Скорую помощь поддержать вас, обеспечив присутствие врача для ветеранов, учли другие нюансы. Проверь снова отработку с волонтёрами, приезжай еще раз на площадку сверься с актуальными данными.

2. Ещё шаг назад - 

ДВЕ НЕДЕЛИ ДО СОБЫТИЯ

Смотрим внимательно на двухнедельный срок до мероприятия: я бы рекомендовал тебе проверить статус: подготовки фотографий и готовности текстов, готовности ретуши самих фотографий и готовности материалов к печати в местной фотолаборатории (если не хватает материала, значит нужно сделать дополнительные звонки). Запланируй проверку статуса по приглашениям, уже все приглашённые более-менее понимают своё расписание, попроси подтвердить участие, отработай с волонтёрами где и что будет происходить, где они будут встречать гостей на открытии выставки, куда ты поставишь гостей, VIP гостей и что расскажешь как автор проекта о выставке. У тебя будет еще две недели, чтобы всё поменять, если понадобится, но уже сейчас можно понимать, что ты уже финализируешь подготовку.

3. Ещё шаг назад - 

МЕСЯЦ + 1 НЕДЕЛЯ ДО СОБЫТИЯ

Два/полтора месяца до мероприятия и ты получил одобрение от госорганов, понятна дата мероприятия, местный ДК даёт возможность провести безвозмездно выставку. У тебя начинается сбор информации и фотографий от жителей (надо запланировать 14 дней) и договорённости с потенциальными партнёрами, фотолабораториями, местными творческими коллективами и выступающими, кто сможет выступить на открытии выставки перед гостями, цветочными лавками или сельхозпредприятиями для предоставления цветов и продуктовых наборов родной земли ветеранам. Возможно ты уже запустил небольшую рекламную кампанию в населённом пункте и афиши размещены во всех социально-значимых объектах - школах, больницах, магазинах, местных досках объявлений как онлайн так и офлайн.

4. И ещё шаг - 

ТРИ МЕСЯЦА ДО МЕРОПРИЯТИЯ:

После мозгового штурма и оценки проекта ты принял решение запустить подготовку к проекту, первое что нужно сделать - снять наибольшие затраты и оповестить государственные и муниципальные органы о твоей инициативе. Кроме того, надо запланировать, продумать и запустить рекламно-информационную кампанию для привлечения наибольшего числа посетителей на выставку, рассказать местным волонтёрам и добровольцам о твоей инициативе. Соответственно, 1 февраля твоё письмо должно зайти администрацию, ответ ты получишь через 30 дней, установленных законом.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Принцип, который позволил нам раскрыть в обратном порядке таймлайн назван мной "Назад в будущее", когда ты в настоящий момент времени понимаешь, что еще надо было ДОпланировать и что ты упустишь в будущем при реализации ;) Так ведь, агент Скалли? 

Для того, чтобы запустить все процессы ты должен понимать, что подтверждение по ДК в этом проекте является для тебя КЛЮЧЕВОЙ КОНТРОЛЬНОЙ ТОЧКОЙ для всех остальных действий, без него нет смысла запускать что бы то ни было. 

Убедись, что продумал все необходимые идеи в проекте. Для фотовыставки тебе нужны: помещение, фотографии, стенды, релизы, реклама и баннеры, дежурные волонтёры и добровольцы, открытие выставки и может быть небольшой концерт для гостей силами ДК, возможно ты сможешь привлечь кого-то из местных историков для прочтения лекции по твоему населённому пункту и самое главное - твою фотовыставку посетит главная целевая аудитория - ветераны и их семьи, которые узнают больше о жизни родного населенного пункта во время Великой Отечественной Войны. 

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ПОСЛЕ ПРОЕКТА?

 После проекта я рекомендую сделать следующее: 

1. Направить благодарственные письма всем, кто помог тебе в реализации проекта 

2. Написать пост-релиз (как написано выше) о результатах проекта 

3. Распространить в своих социальных сетях фото и видеоматериалы 

4. Опубликовать отзывы о своём проекте (которые ты собрал за время выставки) и собрать содержательный отчёт с фотографиями и видеороликами 

5. Запланировать продолжение своего проекта с масштабированием 

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРОКАЧКИ


1. Смысловое ядро

Устрой мозговой штурм по проекту: ДЕНЬ ГОРОДА!

2. Поискать и сделать самому

Собери по своему проекту планировочную диаграмму Ганта, используя принцип кругов по воде

3. Открывай и зажигай

Напиши короткий сценарий по открытию ДНЯ ГОРОДА и внимательно его проанализируй

4. Оптимизируй

Попробуй оптимизировать сроки подготовки и распределить свою нагрузку

5. ОБЯЗАТЕЛЬНО

Подпишись на канал Международного Ломоносовского Клуба в Телеграм и прими участие в вебинарах Клуба в ближайшее время! Следи за анонсами в канале!