ОТЧЁТНОСТЬ И СОПРОВОЖДЕНИЕ ЦА

Это страшное слово – ОТЧЁТ. По окончании реализации проекта часто сложно найти силы на еще один заряд нетворческого зла на формирование отчётов. Иногда очные мероприятия в проектах (фестивали, постановки, съемки) длятся непрерывно без выходных по 10-15 часов в сутки. В такие моменты тебя накачивает драйв и адреналин реализации твоих идей, но, когда ты понимаешь, что цель проекта достигнута – драйв улетучивается и остается одно желание – отдохнуть. И вот тут стоит остановиться. Почему? 

Булошная или булочная?

Задай себе вопрос: если я сам не расскажу всему миру, какой офигенный проект я сделал и чего смог достичь, то кто вообще узнает о моем проекте? Стоит посмотреть на отчёт не как на обязательство, а как на инструмент, с помощью которого больше людей узнают о том какой классный проект ты сделал, какой отличный из тебя получился лидер проекта, который меняет жизнь к лучшему!

Поэтому НАДО собрать булки и еще немного потрудиться. При слове «отчёт» возникает много вопросов: отчёт надо писать с самого начала проекта? Что включить в отчёт? Сколько там разделов? Кому нужен отчёт о реализации проекта? Как всё запомнить для отчёта? Кратко отвечу на вопросы: да, всё, много, всем, придётся! У социальных проектов есть стандартных набор отчётов: Содержательный, Краткий, Финансовый

виды отчётов

СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЙ

По сути, при заполнении заявки на Конкурс ты фактически сам и напишешь отчёт. Стоит сразу завести документ под названием «отчёт» и прописать туда самые нужные разделы: Цель проекта 

Целевая Аудитория 

Ход реализации проекта 

Используемые ресурсы и Партнёры проекта 

Количественные и качественные результаты 

Фото и видео о проекте Публикации о проекте 

Социальный эффект 

С целью проекта и целевой аудиторией все понятно. 

Основная схема отчёта о реализации проекта: начал с того-то, провел такие-то мероприятия, у этих мероприятий такой-то результат. В используемых ресурсах и Партнёрах проекта стоит упомянуть про собственный вклад (нарисовал, изготовил, написал и пр.) и конечно всех твоих добрых Партнёров, начиная с тех кто предоставил помещения, цветы, чай, кофе и до тех кто размещал рекламу о проекте в соцсетях и обеспечивал информационную открытость проекта. 

Качественные результаты мы можем взять из описания нашего проекта, а вот количественные результаты указываем по факту: если планировали, что фотовыставку посетят 300 человек, а посетило 200 – так и указываем. Нужно быть честным с самим собой – недостатки проекта – это твои возможности в будущем определить их причины и улучшить проект, чтобы не допускать больше снижения его показателей. 

Фото, видео и публикации о проекте. Одна из самых важных частей твоего отчёта как содержательного, так и финансового. Публикации, фотографии, видео – это практически единственное, что доказывает и показывает реализацию твоего проекта. Фотография может не только показать сколько человек пришли посмотреть твой концерт, но и подтвердить благотворителям с краудфандинговой площадки, что полученные тобой средства были использованы на изготовление фотографий именно ветеранов – ведь в чеке нельзя рассмотреть такие детали и он не содержит такое подтверждение. Фото и видео рекомендуем залить в облако и дать на него ссылку. Публикации о проекте стоит указывать в отчёте не только со ссылкой, но и со скриншотом. Публикации, особенно в соцсетях быстро теряются и исчезают (прямые эфиры), их удаляют, иногда сайты переезжают и ссылки больше не открываются, поэтому действуем так: увидел публикацию – сразу скриншот! Кроме того, не забывай использовать в своих публикациях уникальные хештеги, как средство идентификации своих постов, где бы они не находились. 

Социальный эффект – точка преткновения для всех, кто пишет отчёт. Простым языком – это результаты проекта, которые появляются с течением времени, его отложенный эффект, показатель изменения ситуации не только у целевой аудитории, но и в обществе в целом. Например, при реализации фотовыставки «Память Победы» не только целевая аудитория молодежь села Ивантеевское повысила уровень знаний о причинах и традициях празднования дня Победы с. Ивантеевское, но и жители села в целом стали более внимательно и трепетно относиться к празднованию Дня Победы, повысился уровень инициатив о проведении различных мероприятий на День Победы, уже на 76-летие празднования Дня Победы посещаемость праздника увеличится на 30%, а вовлеченность жителей в подготовку празднования возрастет на 50%. Описать – это не просто, но это расширит твой взгляд на реализацию проекта в целом и, возможно, для себя лично только в момент формирования социального эффекта ты поймешь, насколько масштабным и важным получился твой проект. Дополнительно к содержательному отчету часто прикладывают списки участников (особенно актуально если вы проводили конкурс) и другие дополнительные материалы (копии приглашений на мероприятия, полученные письма поддержки, образцы и макеты печатной продукции) 

виды отчётов

краткий

Что тут сказать – он и правда краткий в очень сжатом формате. Мы указываем: цель проекта, аудиторию, основные мероприятия, достигнутый результат, партнёров и ссылки на фото. При желании можно указать затраченный общий размер денежных средств. Зачем он нужен? Эту краткую форму проще использовать, особенно для тех, кто впервые занимается соцпроектированием. Им просто так проще понять проект, например, АНО ЗВЕЗДА постоянно размещает такие отчёты на своём сайте. 

виды отчётов

Финансовый

Сладкое напоследок! Что делать? С какой стороны подступиться? 

Необходимо чётко связать этапы реализации твоего проекта и необходимое подтверждение о реализации этапа

Рассмотрим такой пример: твоей задачей было издание мини-сборника со стихами твоих земляков о военном времени. Для этого ты обратился за помощью к местному издательству для печати сборника по льготной цене, к местному художнику для создания иллюстраций и на краудфандинговую площадку для сбора средств для вёрстки и печати сборника. Уже на этом этапе можно понять, что для отчёта тебе будет нужно: подтверждение оплаты печати сборника для благотворителей, фотографии распечатанного сборника и его электронная версия (дизайн макет), печатная версия для художника и распространения. А для других партнёров проекта (местные органы власти, школа, СМИ) пригодится подтверждение распространения – фотографии получателей сборника со книгой в руках, например и так далее. 

Мы недавно рассказывали, как составить бюджет проекта, так вот по аналогии с советом Фонда Президентских Грантов мы рекомендуем вставить колонки рядом с наименованием планируемых затрат. Во второй колонке указать: способ подтверждения – например: чек, расписка, скриншот об оплате + фотография/скриншот/ссылка на публикацию/видео и пр.). Таким образом, ты для себя сразу отметишь, что по данной статье расхода тебе понадобится подтверждение оплаты + того, на что потрачены деньги. А вот в третьей колонке рекомендуем указать как раз реально потраченную сумму. Итого твой отчёт будет состоять фактически из трех колонок: наименования расхода, подтверждения финансового расхода и потраченная сумма. Как правило, копии документов, подтверждающих расходы (чеки и пр.) прикладываются в конце самого финансового отчёта. Стоит отметить, что при использовании краудфандинговой площадки стоит обратить внимание на то, какая форма отчёта требуется там – указанные требования стоит учесть заранее, чтобы ничего не упустить.

ИТОГО ОТЧЁТЫ

Отвечая на вопрос кому нужен отчёт – скажу точно – всем! Мы говорили о том, что твоя задача обеспечить неограниченному кругу лиц доступ к твоему, как минимум краткому отчёту: публикуй у себя в соцсетях, на страничке проекта, непременно направь содержательный отчёт с фотографиями и ссылками на видео всем партнёрам и госорганам – даже если они его не просили. Все они должны убедиться в твоей порядочности, серьёзной подготовке, ответственности и желании всё доводить до конца! 

Кстати, не забудь поделиться чудесными фотографиями и видео из проекта, можно даже упомянуть аккаунт Клуба в социальной сети (честно-честно посмотрим и проверим, ну и репостнем). 

РАБОТА С ЦА

Отдельно отмечу, что помочь понять результаты проекта тебе поможет работа с твоей целевой аудиторией. Никто не расскажет о твоем проекте лучше, чем участник твоего проекта, который ты сможешь указать в отчете. А чтобы отзыв было несложно найти в интернете – проси указать хештег твоего проекта или упомянуть твой аккаунт с соцсетях. Не стоит преуменьшать значение даже одного отзыва – искренние впечатления помогут и другим заинтересоваться твоим проектом. Делимся примером такого отзыва о проекте и отзывом о подарках сделанных рамках проекта.

Одна из основных проблем социальных проектов состоит в том, что неопытные лидеры проектов перестают взаимодействовать со своими ЦА в межпроектный период. Это одна из обычных ошибок руководителей проектов, которая проявляется в силу разных причин: например, новых идей, необходимости подготовки отчётности или других текущих задач. В обязательном порядке необходимо продолжать взаимодействие со своими ЦА, информируя их о проекте, напоминая о том мероприятии в котором они участвовали с помощью фотографий, постов в социальных сетях и с помощью других инструментов: рассылок, визуальных образов и вовлечения, например конкурсов в соцсетях.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРОКАЧКИ


1. Воспитай в себе привычку

Формирование отчёта: 7 дней подряд каждый вечер пиши отчёт о том, что ты реализовал и чего достиг за день. Обязательно укажи, что не успел и что упустил. В конце недели прочитай все отчёты и пойми, как ты расходовал время и где были ошибки. Часто именно анализ отчёта помогает увидеть все недостатки и недочеты проекта.

2. Похвастайся!

Напиши пост для соцсетей о том, как ты великолепно реализовал проект – получится и тренировка и цель, которую лично тебе нужно достигнуть. Постарайся избегать эпитетов восхитительный, великолепный, потрясающее шоу, умопомрачительный сельский праздник и так далее ;))

4. ОБЯЗАТЕЛЬНО

Подпишись на канал Международного Ломоносовского Клуба в Телеграм и прими участие в вебинарах Клуба в ближайшее время! Следи за анонсами в канале!