КОМАНДООБРАЗОВАНИЕ

Первая мысль, когда думаешь о своей команде: Вот я иду такой впереди в плаще малиновом, а за мной мои воины, которые готовы за мной и в огонь и в воду! Идеальная Команда - все друг друга прикрывают и готовы перехватить задачи, обладают невероятным творческим потенциалом, доступны 24 часа каждый день недели и могут поехать с вами даже на край света. 

 Но не стоит забывать о том, что каждый человек индивидуален, имеет свои пристрастия, свой жизненный график, включающий в себя семью, личное время, увлечения и интересы. Между этим всем нужен чёткий баланс. Мы попробуем разобрать психотипы, графики нагрузки на членов команды и разобраться как сделать так, чтобы твоей пионерской звёздочке было бы интересно и круто работать вместе над любым проектом.

Какие бывают команды, какие плюсы и минусы работы команды:

Итак, если говорить просто, то команды бывают хорошие и плохие. Как их отличить и почему такое деление? Очень просто: основным мерилом команды является её результативность - умеет ли команда достигать результата, сколько ресурсов надо для выполнения задач этой командой, насколько ты как лидер команды или ведущий её участник отвлекаешься на текущую работу этой команды. 

Очевидно, что хорошая команда разгружает тебя как Лидера, даёт возможность заниматься стратегическими вещами, встречаться и обеспечивать представительство проекта во всех органах и компаниях. Плохая же команда обязательно утащит тебя в рутину, потому что ты будешь всё за всех доделывать и переделывать, что будет просто есть твоё время и твоя эффективность как Лидера будет очень низкой.

НО!!! Но есть и обратная сторона медали. Чем лично для тебя может обернуться команда? Есть ли риски в хорошей команде и как тебя прокачает плохая команда?

ХОРОШАЯ КОМАНДА:

Работает вместе, может трансформировать задачи и выполнять их малыми усилиями/сами и руками, видит стратегическую цель и задачи проекта, выдерживает сроки выполнения задач, помогает друг другу в решение любых вопросов, взаимозаменяема, умеет в креатив и готова тратить больше чем обычное время на увлечения на работу в социально-значимом проекте.

ПЛОХАЯ КОМАНДА:

Рассредоточена на решении различных вопросов, не относящихся к проекту, не держит обещания, не принимает участие в подготовительной и постпроектной работе, может быть активной исключительно в момент мероприятий, чтобы заработать себе дополнительные очки, не использует ресурсы и не выполняет рекомендации лидера команды.

МИНУСЫ ХОРОШЕЙ КОМАНДЫ:

Всё рабочие моменты под контролем у Команды, ты не погружен во все вопросы, потому что все участки закрыты твоими коллегами, ты не имеешь возможности сделать что-то своими руками, лично съездить на встречу, написать письмо. Ты можешь пропустить важное решение внутри команды, потому что делегировал задачу и положившись на «хорошего парня» из команды - проспал вариант решения, а он не укладывается в твоё видение проекта! Ну и в конце-концов, ты можешь в один прекрасный день остаться без команды, потому что она занята чем-то другим, но в силу хороших отношений, ты не можешь заставить их работать.

ПЛЮСЫ ПЛОХОЙ КОМАНДЫ:

Постоянная проверка промежуточных результатов, прокачка своих личных умений, когда доделываешь за другими, неотвратимость принятия неудобных решения воспитывает уверенность в себе и решимость, а самое главное - опыт управления командой, которая делает всё, чтобы проект не состоялся. Необходимость собрать несобираемое очень сильно прокачивает тебя как организатора, администратора и управленца.

Основные направления работы в команде
Работа с местной властью

инициация проекта, письма на уровень губернатора для получения безвозмездных ресурсов (помещение, пресса, встреча с руководителем)

Организационная работа

сбор материала (фотографии и истории о ветеранах), распределение печати в местной фотомастерской или распечатка в горадминистрации информации о ветеранах, организация выставки на земле

Работа со СМИ, привлечение посетителей

написание и рассылка релизов, рекламных сообщений, работа с местными СМИ и онлайн-сообществами, распространение инфо по местным школам и предприятиям, вовлечение местных добровольческих, ветеранских и волонтёрских объединений

реклама и PR

Работа с потенциальными партнёрами и благотворителями, краудфандинг для покрытия небольших затрат по производству контента

Оптимальный состав постоянной команды, характеристики персоналий

От загадочного перейдём к практическому вопросу: какие люди нужны в команде? 

Лидер команды - человек, который знает куда идти. Лидер - скорее всего он же - автор проекта, человек, который точно знает, каким должен быть проект, какие идеи он вкладывает в его реализацию, с кем и какие договорённости должны быть достигнуты. Лидер обычно самый активный член команды, он ведёт за собой, но должен быть и весьма чутким человеков с выраженной эмпатией. Для этого есть одна причина: мнение команды обычно способно скорректировать проект, но не должно корректировать базовую установку о чем, для кого и зачем делается социально-значимый проект. 

Организатор - человек, на котором держится вся организационно-методическая работа в команде. Этот человек обычно помнит всё, знает, где, когда и что должно состояться, напоминает лидеру о данных обещаниях обществу, встречах, необходимых письмах, несдержанных делах и прочем. Организатор способен договориться практически обо всем, от выделения бесплатного помещения до встречи с губернатором или главой субъекта! 

Креативный выдумщик - человек, который создаёт фрикативные концепции, придумывает драматургию событий и мероприятий, знает зачем нужна Минута молчания и чем отличается торжественный бал от выпускного в школе. Кредитивному нужна свобода мысли, но Лидер и Организатор должны указывать ему на рамки допустимого с точки зрения смыслов и ресурсов Организатора, которые можно и допустимо использовать. В остальном при позитивном креативе Креативный выдумщик один из наиболее ценных членов команды, которого надо беречь и кормить пирожками! 

Системный реалист - в команде обязательно нужен. Человек, который, как минимум может серьезно проработать вопрос распоряжения грунтовыми деньгами, будет ответственным и суровым в определенном смысле слова. Этот человек обычно отвечает за сохранность всех документов, работу с финансовыми службами, а также за сбор отчётности как содержательной, так и финансовой. Содержательный отчёт помимо текстовой информации должен включать в себя и фото/видео-материал, а так же показатели деятельности проекта - количественные и качественные результаты 

Продавец мечты - человек, который может красиво написать презентацию, собрать грамотно слайды, сделать нужные акценты и посоветоваться с командой, перед тем как все рекламные, маркетинговые и информационные материалы увидят свет. Главное, что он должен сделать - оформить в актуальном графическом стиле с использованием авторских решений любую продукцию по проекту, которая будет использоваться вовне. Вспомогательные персоны, решающие различные прикладные сложные задачи. 

МИНИМАЛЬНАЯ КОМАНДА НА

НЕБОЛЬШОЙ ПРОЕКТ ДЛЯ НАСЕЛЁННОГО ПУНКТА

Небольшой проект фотовыставки в Ивантеевском, где тебе не понадобится команда, ты сможешь привлечь на помощь волонтёров. В этом проекте тебе понадобится помощь нескольких волонтёров, которые смогут помочь тебе с привлечением посетителей, расстановкой мольбертов с фотографиями на выставке, работой с посетителями и ветеранами на месте события. Остальные задачи можно сделать своими руками, написать обращения в муниципалитет, сделать листовки, собрать материал для выставки и договориться о печати фотографий, если успеваешь - то и записать краткие аудиосправки, сгенерировать qr-коды и добавить их в фотографии.

МИНИМАЛЬНАЯ КОМАНДА НА

БОЛЬШОЙ ПРОЕКТ ДЛЯ ТРЁХ НАСЕЛЁННЫХ ПУНКТОВ

Большой проект, в котором ты будешь выполнять роль Лидера команды, например делаешь запуск фотовыставок в нескольких населённых пунктах. Отличие от предыдущего проекта состоит в том, что тебе надо будет взаимодействовать одновременно с несколькими муниципалитетами, искать ресурсы в нескольких населённых пунктах, взаимодействовать с разными волонтёрами, добровольцами и жителями. Тебе нужна помощь команды. Итак! Если ты делаешь проект побольше, то тебе надо распределить сперва задачи и сферы ответственности между членами твоей команды, согласно их личностным характеристикам.

Распределение функций

!!!ОЧЕНЬ ВАЖНОе замечание!!!

Все задачи должны быть привязаны к конкретным срокам и иметь конкретный результат, например: Андрей пишет письмо в Администрацию и должен получить ответ. В этом случае задача складывается так: Андрей пишет письмо 30.03 и отправляет его в электронную приёмную, через 2-3 дня 2.04 Андрей получает регистрационный номер письма, еще через 10 дней 15.04 начинает прозванивать Администрацию и выяснять, кому расписано его письмо, с какой резолюцией и какой будет результат. 

 НЕ ЗАБЫВАЙ проверять результат по контрольным датам и требовать исполнения. Таким же образом можно расписать другие задачи, учитывая этапность задач, контролируемость результата и сроки.

Лидер проекта

Лидер - очень сложная функция и роль. 

Лидер должен слышать команду, учитывать мнение коллег, особенно, если понимает, что они профессиональнее разбираются в предмете о котором говорят. Как говорил один из великих: «Я окружил себя профессионалами для того, чтобы слушать умных людей!» Но у Лидера есть колоссальная обязанность - грамотно сформулировать ТЗ - Техническое задание. На 80% результат будет зависеть от твоего задания, потому что есть такая хорошая поговорка: Какое ТЗ - такое и .... Это на самом деле так: если ты поставил кривое ТЗ - жди кривой результат от команды. Лидер команды - это человек, который (скорее всего) придумал и вдохновил людей на реализацию проекта, под который собрана команда. Лидерская функция в проекте - обоснование, продвижение, контроль. 

ЛИДЕР ПРОЕКТА

ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ

Обоснование - способность донести важность и социальную значимость проекта для всех его целевых аудиторий от основных благополучателей (ветераны, старшеклассники) до косвенных ЦА таких как СМИ, государственные органы, грантодающие и коммерческие организации. Тут Лидеру на помощь должна прийти вся команда, кристаллизуя идею, добавляя интересные элементы в графику, логику, состав мероприятий и увеличивая ценность социально-значимого проекта. 

Продвижение - безусловно, Лидер всегда будет вовлечён в сборку событий по мере приближения проекта и именно на его смысловой нагрузке будут основываться кампании по продвижению, обеспечению договоренностей с местной властью и потенциальными спонсорами. Он же станет смысловым поршнем в работе с волонтёрами и добровольцами, вовлекая их в свою идею, заражая магнетизмом добра и великолепного проекта. В этом колоссальную поддержку ему должны оказать Креативный выдумщик и Продавец мечты. 

Контроль - поскольку только Лидер проекта в своём воображении видит законченный проект, то именно он должен контролировать насколько близко команда сводит проект в реализации к идеальному его представлению. Кроме того, контроль нужен не только на этапах планирования, но и производства проекта, а также постпроектной работы. Нюанс: у каждого члена команды всегда есть своё мнение и Лидер проекта должен уважительно относиться к мнению каждого члена команды, но вот использовать это мнение в проекте или нет - решение Лидера и зависит оно от эффективности предлагаемого действия и его логичности в рамках концепции проекта. 

ЦИФРОВИЗАЦИЯ И 

ИНСТРУМЕНТЫ УДАЛЁННОЙ РАБОТЫ

В условиях коронавирусной пандемии встаёт вопрос, а как управлять командой дистанционно? Куда грузить картинки? Как отправлять письма и самое главное использовать синергия знания команды в выработке и улучшении своего проекта? 

 ЛЕГКО! 

 Приведу всего лишь несколько инструментов для работы команды, которыми пользуемся и мы сами и которые позволяют осуществлять и простые и сложные функции, начиная от лендинговых страниц и заканчивая диаграммами Ганта, от облачного хранения оперативных документов до форм обратной связи. 

 Первое, что приходит на ум - использование экосистемы Google. Там есть и Документы и Формы и диск и так далее, но всё-таки мы говорим про более-менее кроссплатформенное универсальное решение с хорошей визуализацией задач. Предложу несколько продуктов, подходящих для небольших проектных групп, то, в чем работает в том числе АНО ЗВЕЗДА Не буду останавливаться на Telegram, Disk.Yandex и других мессенджерах и онлайн-хранилищах, все вопросы по ним вы сможете задать на вебинаре по этой лекции, а вот про системы управления проектами и распределения задачами кратко скажу, что используем мы. 

 Простейший инструмент работы с задачами и карточками задач, где можно проследить прогресс работы - доски Trello. Посмотрите презентацию продукта и вы поймёте о чем идет речь. Ты создаёшь проектную доску, а вот потом уже начинаешь наклеивать на эту доску жёлтые листочки и распределяешь работы по исполнителям, добавляя в доску других членов команды. Делитесь картинками, идеями, текстом, ссылками, комментируйте карточки и следите за прогрессом выполнения задач по каждой карточке, устанавливайте для исполнителей сроки выполнения задач и выбрасывайте старые карточки в корзину, чтобы они не занимали лишнего места. 

 Гораздо сложнее, но гораздо интереснее и вариативнее для проектов побольше с большими возможностями - экосистема Битрикс 24 - которую мы так же используем для своего проектного планирования. Что мы делаем в Битрикс? Сайты, онлайн-площадку, распределение задач и процессов, отслеживание времени, контрольные сроки исполнения документов и распоряжений, оценку идей, делимся документами и генерируем много задач. Конечно же, Битрикс избыточен для небольших проектов, лучше использовать Битрикс24, но мы же делаем так, чтобы ты всё знал на вырост?! Поэтому, один из инструментов нашей повседневной работы, который ты тоже сможешь использовать - это и весело и месиво! (Не все разбираются с первого раза, мы тоже в этом списке :))) Безусловно мы пользуемся в том числе и почтовыми программами и shared lists типа стандартных дел в экосистеме Apple, всё это помогает держать фокусировку на этапах проекта и не забывать то, что планировалось сделать: не забыть позвонить, направить письмо, прозвонить исполнителя, сдать в печать макет или сувенирную продукцию и всё остальное, что касается подготовки проекта к его успешной реализации. Для связи по видео мы так же как и все пользуемся FaceTime, Zoom, Skype, WhatsApp - это позволяет спокойно общаться с коллегами и видеть их в самоизоляции, зато в добром здравии. 

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПРОКАЧКИ


1. Конструируй

Напиши состав своей команды, запиши тех людей с кем бы ты смог сделать проект, напиши их имена, распредели роли, подумай, смогут ли они выполнять назначенные им роли?

2. Сделай первую доску

Заведи доску и пример проекта в Trello, заведи начальные задачи по проекту, попробуй поставить очень чёткое ТЗ.

3. Воспитайся

Попроси членов твоей команды поставить тебе несколько задач. Успей сделать их ко сроку, несмотря на внешние проблемы.

4. ОБЯЗАТЕЛЬНО

Подпишись на канал Международного Ломоносовского Клуба в Телеграм и прими участие в вебинарах Клуба в ближайшее время! Следи за анонсами в канале!